Cele 10 caracteristici ale celei mai importante scrisori oficiale

Scrisoarea oficială este o comunicare scrisă între două persoane care se pot sau nu se cunosc, dar care au în orice caz o relație îndepărtată și respectuoasă care le obligă să mențină un limbaj formal.

Cel care scrie scrisoarea este numit destinatar sau emitent; care îl primește este destinatarul sau destinatarul. Scrisoarea oficială este, de obicei, utilizată pentru comunicarea dintre companii, instituții de rang înalt și entități guvernamentale, printre altele.

Acordarea de premii internaționale, numiri publice sau recunoașteri este de asemenea folosită pentru a participa.

În scrisorile formale, limbajul colocvial, familiaritatea, idiomii și tuteo ar trebui lăsați în totalitate. Formulele de curtoazie acceptate universal trebuie să fie prezente și trebuie să respecte o structură predeterminată.

Prin natura lor foarte formală, scrisorile de acest tip trebuie să fie scrise de mână sau imprimate pe hârtie și trimise într-un plic sigilat destinatarului, deși este adevărat că în epoca digitală curentă, structura literei formale este folosită pentru comunicările trimise prin e-mail. Totuși, aceasta din urmă nu este cea mai comună și nici recomandabilă.

Cele 10 caracteristici principale ale scrisorilor formale

1 - Limba oficială

Limba oficială necesită utilizarea corectă a vocabularului și gramatica și ortografia impecabilă. Tratamentul trebuie să fie îndepărtat și respectuos.

Tratamentul expeditorului destinatarului trebuie să fie al tău; niciodată nu ar trebui să fie tutear, indiferent de vârsta sau intervalul destinatarului sau dacă acesta este sau nu este cunoscut de către expeditor.

Deși limba trebuie să fie respectuoasă, aceasta nu înseamnă că bunătatea și curtoazia ar trebui să fie lăsate deoparte.

2 - Intenția concretă

Nu este scrisă nicio scrisoare oficială fără o intenție precisă și un obiectiv definit. Cu acest tip de scrisoare este destinat să comunice ceva destinatarului sau să solicite informații pe care expeditorul are nevoie de ea.

În orice caz, se dorește să impresioneze pozitiv destinatarul și să prezizeze favorabil astfel încât fluxul de comunicare să continue până când obiectivele expeditorului sunt îndeplinite. Informațiile furnizate ar trebui să fie cât mai clare și mai complete posibil.

3- Lungimea

Scrisoarea oficială este de obicei scurtă și specifică, îndreptată direct spre obiectiv, după salutări și reguli de curtoazie corespunzătoare.

Așa cum se întâmplă de obicei în instituții, afaceri, guvernamentale sau între două persoane care nu au o relație strânsă, nu are niciun sens să se plimbe în jurul ramurilor, să se abată sau să explice probleme care nu sunt centrale. În acest fel, scrisorile formale în general nu trebuie să depășească 2 pagini.

4 - Antetul

Scrisoarea oficială trebuie scrisă pe documentația oficială a entității sau a persoanei care o scrie. Se face, de obicei, pe foi de antet în care poate apărea numai numele instituției sau expeditorului, deși poate include și adresa acestuia.

După aceasta, trebuie să apară data, precedată de locul (orașul) unde este scris.

Este mai inteligent să scrii data fără abrevieri, adică luna scrise cu litere și anul cu patru cifre. Trebuie să fie aliniat la dreapta paginii.

5- Tratament și salut

Tratamentul trebuie să fie formal și trebuie să includă poziția, profesia sau domeniul destinatarului. De exemplu: președinte, doctor, profesor, general, etc., urmat sau nu de numele de familie. Evitați salutul cu numele, pseudonimele sau poreclele.

Când destinatarul este un cuplu, ar trebui să vă tratați ca Domn și Doamnă. Deputații și senatorii sunt tratați ca "onorabili" în unele țări, în alții ei pot fi "Domnul Illustrator".

Același lucru se întâmplă și cu alte poziții guvernamentale sau titluri de nobilime, deci este important să cunoaștem protocolul fiecărei țări.

Dacă nu se cunoaște un anumit destinatar, pot fi utilizate formule impersonale, cum ar fi "Cui îi privește" sau pur și simplu "Stimate domnule" sau "Dragă doamnă".

Pentru salut ar trebui să adăugați o regulă de curtoazie precum "Dragă", "Respectat" etc. Formularul "Dear Sir" este, de asemenea, folosit ca un salut formal.

6- Corpul

Conținutul scrisorii ar trebui, de asemenea, să înceapă cu o anumită regulă de curtoazie, cum ar fi: "Prin acest ...", "Vă scriu ...", "Vă adresez foarte cu respect cu ocazia ...", "Serviți pentru ... "sau un protocol puțin mai puțin, cum ar fi" Mai întâi de toate primiți un salut cordial ... ".

Scrisoarea ar trebui să aibă paragrafe scurte și bine structurate. Mesajul trebuie să fie precis, concret și univoc.

Dacă este o cerere, trebuie făcută direct; dacă este o scrisoare informativă, ar trebui să mergeți direct la subiect. Rețineți întotdeauna că destinatarul este o persoană ocupată care nu dorește să-și piardă timpul cu discursuri inutile sau dificil de înțeles.

7 - Adio

Adunarea ar trebui să rotunjească ideea centrală a scrisorii, să consolideze obiectivul și să promoveze acțiunea pe care expeditorul o așteaptă de la destinatar ("Aștept răspunsul dvs.", "Sper că informațiile sunt utile" etc.).

Cea mai obișnuită închidere pentru scrisori oficiale este "Cu respect" sau "Foarte atent", preferând aceste forme la cele mai colocvioase, cum ar fi "Salut cordial", "Salutări", "O îmbrățișare" etc.

După aceasta, trebuie să plasați semnătura imprimată (numele și prenumele cu majuscule) și semnătura expeditorului. T

De asemenea, trebuie să includă poziția sau rangul deținut de expeditor, adică "Dr.", "Ing.", "Prof." urmat de numele și prenumele și într-o linie separată poziția: "Președinte al Comitetului de evaluare", "Ambasador a Republicii Argentina ", " Secretarul General "etc.

8- Alte informații

La subsolul scrisorii și după semnare pot fi incluse, dacă este necesar, explicațiile anexelor sau numele persoanelor care vor primi o copie a scrisorii (indicată cu abrevierea "Cc").

Mai jos și în final, pot fi incluse inițialele persoanei care a dictat scrisoarea, adică expeditorul propriu (cu majuscule) și cei care au transcris (în litere mici) după cum se arată: ABC / def.

Fiind o scrisoare care sa crezut anterior, utilizarea postcriscurilor în ea nu este recomandată.

9- Plicul

Fiecare scrisoare oficială trebuie trimisă într-un plic, chiar dacă expeditorul și destinatarul se află în aceeași clădire (de exemplu, o comunicare între departamentele aceleiași instituții).

Plicul trebuie să aibă o dimensiune conform cu ceea ce va conține, astfel încât să nu devină prea voluminos. Scrisoarea ar trebui să fie pliată cât mai puțin posibil (de 2 până la 4 ori mai mult), deoarece o hârtie aproape intactă cu prea multe pliuri este mult mai elegantă.

Numele și datele destinatarului sunt întotdeauna plasate în partea din față a plicului și în centrul acestuia. Numele și datele expeditorului pot fi pe partea din spate și pe clapeta plicului sau pe partea din față, partea superioară și din stânga a plicului.

Cvadrantul din partea dreaptă superioară a frontului plicului este rezervat întotdeauna pentru ștampile sau ștampile.

Trebuie închis cu atenție, dar ferm pentru a garanta inviolabilitatea conținutului. În unele cazuri, foarte ceremonial sau elegant, poate fi sigilat cu o ceară de etanșare.

10- Răspunsul

Fiecare scrisoare oficială trebuie să aibă un răspuns. Trebuie să fie promptă, concisă și să păstreze aceeași schiță a scrisorii oficiale primite.

O scrisoare formală fără răspuns este considerată un act lipsit de respect și lipsă de respect din partea beneficiarului, care poate provoca efect total opus obiectivului inițial urmărit.