Cele 7 funcții ale unui Secretar cel mai înalt
Printre principalele funcții ale unui secretar se numără gestionarea agendei, servirea publicului și gestionarea informațiilor confidențiale. Este persoana responsabilă pentru îndeplinirea sarcinilor de asistență administrativă într-un birou.
Această taxă poate fi exercitată de un bărbat sau de o femeie, deși cea mai comună este că este o femeie care o exercită.
Aceștia sunt, de obicei, responsabili cu problemele confidențiale ale persoanelor cu o anumită ierarhie în cadrul companiei, cum ar fi directorii, managerii, președinții, printre altele. Asta le face să fie mâna dreaptă a executivului pentru care lucrează.
Dacă compania este mică, cel mai mare volum de lucru al secretarului este legat de sarcinile de bază ale biroului.
Unele țări din lume își dedică o zi specială în acest an pentru a le mulțumi și pentru a sărbători munca lor. De exemplu, în Columbia, Peru și Mexic, ziua secretarului este 26 aprilie, în timp ce în Venezuela este 30 septembrie.
Cele 7 funcții principale ale unui secretar
Funcția unui secretar este de a oferi sprijin și colaborare șefului ei pentru ca ea să se poată conforma pe deplin rolului ei în cadrul organizației, fără întârzieri sau distragere a atenției.
Deși natura societății afectează tipul de muncă solicitat de un secretar, se poate spune că principalele sale funcții sunt:
1 - Managementul agendei
Este responsabilitatea secretarului să țină la curent ordinea de zi a persoanei pentru care lucrează. Acolo trebuie să reflectați toată munca dvs. și, uneori, angajamente personale.
De asemenea, trebuie să țineți evidența datelor tuturor persoanelor și instituțiilor cu care angajatorul dvs. trebuie să se ocupe.
Ordinea de zi a unui secretar servește, de obicei, ca un jurnal operațional al executivului pentru care lucrează.
2- Atentie la public
Atenția acordată publicului este una dintre cele mai importante sarcini pe care secretarul trebuie să le îndeplinească. Trebuie să răspundeți la apeluri și să înregistrați motivele pentru acestea, precum și toate datele care vă vor permite angajatorului să vă urmați.
Este, de asemenea, persoana care primește vizitatori în birou. Acesta este motivul pentru care este important ca secretarul să mențină o imagine în concordanță cu imaginea corporativă a locului de muncă.
Rolul dvs. nu este numai de a saluta și de a face plăcere așteptarea vizitatorilor, dar oferă, de asemenea, primele instrucțiuni și îndrumări privind cultura organizațională și procesele interne ale companiei.
Gestionarea documentelor
Pe lângă faptul că sunteți persoana care primește și gestionează corespondența șefului dvs., un secretar scrie, citește, răspunde și arhivează majoritatea scrisorilor, notificărilor, memorărilor și e-mailurilor de la angajatorul dvs.
În acest scop, este convenabil să gestionați anumite aplicații software care vă permit să pregătiți astfel de documente cu o viteză mai mare și agilitate.
Specificul acestor competențe depinde de tipul de muncă necesar în zona în care lucrează.
Secretarul gestionează baza de date de contact a sefului său și corespondența scrisă scrisă, precum și procesul-verbal de asamblare și alte documente de interes în cadrul biroului.
Secretarul este cel care, în mod normal, ia act de problemele abordate în cadrul unor importante întâlniri.
4- Manipularea informațiilor sensibile (interne și externe)
Printre funcțiile care disting o figură bun secretar în mod corespunzător și eficient manipulează toate informațiile care sunt extrem de importante pentru funcționarea companiei sau instituției în care lucrați.
De exemplu, ar trebui să aveți controlul asupra documentelor juridice care pot fi solicitate de instanțele guvernamentale în orice moment.
De asemenea, puteți accesa informații despre mediul înconjurător sau despre oricare dintre actorii legați de companie. Aceste informații trebuie gestionate în mod discret, eficient și în timp util.
5- Organizarea biroului
Secretarul trebuie să opereze și să mențină în funcțiune echipamentele și mobilierul biroului: telefoane, fotocopiatoare, imprimante, proiectoare, mobilier, dulapuri de depozitare, printre altele.
Acesta este cel care controlează inventarul bunurilor și echipamentelor de birou. De asemenea, păstrează sistemele de fișiere fizice și electronice în ordine, astfel încât informațiile să fie disponibile imediat când este necesar.
Secretarul trebuie să aibă un spațiu de lucru curat și organizat, deoarece acesta este, de obicei, unul dintre primele lucruri pe care oamenii din afara companiei le văd când intră în instalațiile lor.
6- Pregatirea prezentarilor
În mod normal, un executiv trebuie să-și prezinte rapoartele sub forma unor prezentări care rezumă și ierarhizează informațiile. Pentru această sarcină, el cere, de obicei, ajutorul secretarului său.
Persoana care se află în secretariat trebuie să se asigure că informațiile care apară acolo reflectă corect datele pe care șeful său dorește să le împărtășească.
De asemenea, trebuie să știți că este o prezentare fără erori de scriere și care este în concordanță cu identitatea grafică a companiei.
7- Supraveghere administrativă
Este de asemenea responsabilitatea secretarului să fie conștient de respectarea politicilor și procedurilor necesare pentru a avea grijă de bunurile societății sau instituției în care lucrează.
În conformitate cu nivelul ierarhic al șefului dvs., secretarul poate valida corectitudinea datelor care reflectă detaliile operațiunilor bugetare.
Un secretar trebuie să se ocupe de controlul de conducere și de gestionarea corespunzătoare a resurselor în cadrul biroului.
Secretarul virtual
Odată cu creșterea numărului de locuri de muncă online, cifrele secretarilor online sau asistenților virtuali apar.
Acești secretari îndeplinesc majoritatea sarcinilor descrise mai sus, dar de la distanță. În aceste cazuri, secretarii își percep serviciile în funcție de oră sau de proiect.
