Cele 7 cele mai remarcabile funcții de administrator
Funcțiile unui administrator sunt sarcinile efectuate cu intenția de a obține eficiență în orice proiect întreprins. Acestea trebuie să vizeze îmbunătățirea constantă a gestionării resurselor, a personalului, a echipamentelor, a materialelor, a banilor și a relațiilor umane.
Administratorul este responsabil pentru a face lucrurile necesare pentru atingerea obiectivelor de afaceri.
Potrivit lui Peter Drucker, un savant al administrației, funcția primordială a unui administrator este "direcționarea resurselor și eforturilor organizației către oportunitățile care îi vor permite să obțină rezultate semnificative din punct de vedere economic".
La rândul său, profesorul Henry Mintzberg afirmă că un administrator controlează, execută, gestionează, analizează, comunică, leagă, planifică, conduce, negociază, motivează și ia decizii.
Acest lucru înseamnă că un administrator necesită abilități tehnice foarte solide, dar și abilități interpersonale care îi permit să își asume în mod adecvat conducerea.
În cadrul structurii organizaționale, un administrator este situat, de obicei, în gestionarea sau gestionarea operațiunilor comerciale.
Cele 7 funcții principale ale unui administrator
Deși administratorul își adaptează activitățile la natura și nevoile organizației pentru care funcționează, se poate spune că principalele sale funcții sunt:
1 Planificare
Aceasta este una dintre primele funcții ale unui administrator, deoarece implică raționamentul asupra diferitelor aspecte ale funcționării unei idei de afaceri.
Acest profesionist trebuie să proiecteze planurile pe baza informațiilor despre mediu și scopul afacerii. Aceste planuri trebuie să conțină obiective clare pe termen scurt și lung.
Pentru ca această funcție să fie respectată pe deplin, este important ca administratorul să monitorizeze în mod constant mediul înconjurător, astfel încât să surprindă în mod adecvat oportunitățile și amenințările pentru afacere.
2- Organizația
Această funcție implică coordonarea eforturilor și a resurselor unei companii față de unul sau mai multe obiective colective.
Este vorba de adaptarea structurii organizatorice și de alocarea resurselor financiare și umane conform planului definit.
3- Reprezentarea
Administratorul poate reprezenta compania în negocierile cu organele de reglementare ale unei țări și, de asemenea, în afacerile fiscale ale organizației.
De asemenea, semnătura unui administrator este foarte importantă în operațiunile de afaceri ale activelor corporative.
Un administrator poate fi un purtător de cuvânt al organizației în fața mass-media, pentru a discuta anumite probleme în numele companiei.
Pe scurt, acestea sunt activități legale, ceremonii și simbolice în numele organizației. Unii dintre aceștia pot să semneze documente oficiale, să deservească clienți, cumpărători și vizite oficiale și să prezideze anumite întâlniri și ceremonii.
Deși sunt sarcini care par banale și nu implică luarea deciziilor, ele sunt importante pentru buna funcționare a unei organizații.
Administrarea bugetului
Această funcție este inerentă poziției lor și are legătură cu sarcina de a gestiona și / sau gestiona bugetul companiei, căutând cele mai mari profituri cu investiția optimă a resurselor financiare, materiale și umane.
De fapt, administratorul este cel care efectuează transferurile de bani între și din conturile companiei.
Adică este persoana care programează și autorizează alocarea de bugete pentru fiecare zonă și / sau proiect al companiei; decide cine primește ceea ce, în ceea ce privește resursele umane, financiare și de timp.
În acest sens, aceasta gestionează prioritățile și este prezentă în definirea creșterilor salariale și în discutarea convențiilor colective în cazurile care se aplică.
Administratorul este, de asemenea, îngrijitor al activelor companiei. Aceasta înseamnă că este responsabilitatea dvs. să decideți când și cum să eliminați aceste active.
Aceasta înseamnă, de asemenea, că sunteți personal responsabil în caz de pierderi sau de faliment. Și este prezentă în operațiunile de investiții și cumpărare și vânzare în care operează compania.
5 Responsabilitate
Administratorul trebuie să răspundă față de președinte și de acționarii societății.
De asemenea, raportează organismelor de reglementare pentru a menține actualizarea acțiunii cetățeanului, dat fiind faptul că el este reprezentantul legal al companiei.
În același mod, administratorul colectează rapoartele adreselor diferite ale companiei, pentru a consolida toate datele într-un singur document care reflectă performanța afacerii.
6- Leadership
În cele din urmă, administratorul va trebui să direcționeze și să supravegheze un grup de persoane care îl sprijină în sarcinile sale.
Aceasta înseamnă că persoana care își asumă această poziție trebuie să aibă abilități interpersonale care îi permit să interacționeze pozitiv și eficient cu angajații aflați sub comanda sa.
De asemenea, și ca orice lider, trebuie să delegeți autoritatea și responsabilitățile altora.
De asemenea, trebuie să vă pregătiți să ascultați, să instruiți, să motivați și să evaluați performanța angajaților dvs.
Pe de altă parte, administratorul este adesea implicat în angajarea și instruirea personalului.
În acest sens, este esențial ca administratorul să încerce să reconcilieze nevoile individuale ale angajaților cu obiectivele organizației.
Această conducere implică de asemenea faptul că trebuie să fie proactivă în legătură cu cele mai bune modalități de a-și îndeplini misiunea.
Acest lucru implică faptul că idealul este ca administratorul să își asume un rol antreprenorial și creativ, propunând noi și mai bune modalități de funcționare a companiei.
7- Link sau comunicare
Activitatea administratorului va servi, de asemenea, ca o legătură între conducere și restul angajaților companiei.
În același mod, ea construiește punți între organizație și actorii mediului său extern, în special cu entități guvernamentale.
Cu creditorii și furnizorii societății, relația trebuie să fie respectoasă, profesională și cordială, astfel încât administratorul trebuie să aibă grijă de această lucrare.
Pentru a îndeplini această funcție pe deplin, administratorul trebuie să pună informațiile relevante la dispoziția tuturor celor implicați în organizație.
De asemenea, trebuie să creeze o rețea de contacte relevante, largi și diverse și trebuie să dezvolte împreună cu ele mijloacele cele mai pertinente și eficiente de comunicare, asigurându-se că informațiile diseminate sunt la timp și la fel de sigure.
Rolul de conducere deținut de un administrator conferă puterea de difuzare a informațiilor oficiale în cadrul companiei.
Când angajații întâmpină dificultăți în a comunica între ei, administratorul construiește punți între ele.
Acesta din urmă se aplică și în cazul unor conflicte. Acolo, rolul conciliator al administratorului este esențial.
Pe scurt, administratorul îndeplinește funcții vitale în cadrul unei organizații, deoarece contribuie la faptul că totul și toată lumea din cadrul unei companii este orientată spre atingerea unui obiectiv comun.
