Cele mai importante 12 funcții de domiciliu ale biroului
Funcțiile de birou care domină sunt activitățile administrative efectuate de personalul unei întreprinderi, organizație sau instituție și care sunt necesare pentru funcționarea acesteia. În cazul în care acestea sunt realizate eficient, rezultatele vor fi mult mai bune decât dacă s-ar realiza prost.
În mod normal, această activitate are un program regulat, de luni până vineri, care începe la orele 8 sau 9 și durează până la ora 4 sau la ora 5 pm, deși variază în funcție de țară sau regiune.
Majoritatea lucrărilor de birou necesită abilități de bază cum ar fi: comunicarea orală fluentă, abilitatea de a scrie, fișierele și o anumită experiență cu echipamentele de birou cum ar fi computerele, fotocopiatoarele etc.
În funcție de nivelul poziției sau de responsabilitatea asumată, aceasta impune ca o persoană să aibă o educație tehnică, universitară sau de nivel patru.
Cele 10 funcții principale ale biroului care domină
1 Planificare
Aceasta este prima și cea mai importantă sarcină, deoarece constă în definirea modului în care metodele și structurile organizaționale pot contribui la planul de afaceri.
Există instrumente tehnologice care pot ajuta aceste metode să se materializeze în sarcini repartizate între membrii echipei, dar numai o bună planificare poate garanta că totul se termină adăugând obiectivul de afaceri.
Pentru planificarea generală, este necesară o viziune clară asupra afacerii și un anumit nivel ierarhic în cadrul companiei, însă fiecare membru al echipei trebuie să-și planifice activitatea astfel încât să poată îndeplini obiectivele și termenele stabilite.
2- Transcrierea și / sau scrierea rapoartelor
O sarcină care ocupă zilnic timp de cine lucrează într-un birou este scrierea, în orice suport, de rapoarte care susțin sau detaliază funcțiile lor sau care servesc să explice în rândul celorlalți colegi detaliile (fundal, progres, rezultate, etc), ale unui anumit proiect.
Aceste scrieri servesc, de asemenea, ca o evidență a activității organizației căreia îi aparține biroul, pentru audituri sau revizuiri viitoare.
3 Participați la întâlniri
Acestea sunt întâlniri între membrii unei echipe de lucru în care se schimbă idei despre proiectele curente, se expun noi propuneri, se prezintă prezentări, rapoarte sau rapoarte.
În mod normal, acestea au ca obiectiv alinierea tuturor celor prezenți în direcția atingerii unui obiectiv comun, atribuirea fiecăruia a rolurilor, sarcinilor și termenelor limită. Ele servesc, de asemenea, pentru a rezolva problemele care ar putea apărea în îndeplinirea sarcinilor.
Acestea tind să aibă o frecvență, o durată și o dinamică foarte definită. De asemenea, ceea ce este discutat în ele este de obicei înregistrat în minute sau minute pentru arhivare.
4 Programarea întâlnirilor
Este vorba de coordonarea agendei tuturor persoanelor care ar trebui să fie într-o întâlnire astfel încât să poată coincide într-un anumit loc și în timp.
Este o sarcină care poate fi copleșitoare, astfel încât utilizarea tehnologiei poate fi o idee bună. Există aplicații, cum ar fi ScheduleOnce, care permit planificarea întâlnirilor în mod automat, permițând oaspeților să vadă datele disponibile și să aleagă un program convenabil pentru ei.
5- Verificați e-mail-ul companiei
Este o sarcină care poate dura ceva timp. Un raport Adobe publicat în 2016, care a rezultat dintr-un sondaj administrat de mai mult de o mie de muncitori, arată că petrecem o medie de 20, 5 ore în fiecare săptămână, verificând e-mailul nostru de lucru.
Sortați, citiți și răspundeți la e-mailuri, este o formă foarte comună de comunicare și permite schimbul de fișiere și afișări legate de orice proiect sau proces organizațional.
Deși companiile caută în mod constant modalități mai eficiente de gestionare a e-mailurilor, există și aplicații precum etichetele inteligente Gmail.
Un alt mod de a simplifica această sarcină este de a include șabloane standard de e-mail sau de texte care pot fi trimise cu modificări minime la diferiți destinatari și la momente diferite.
Management financiar
În această sarcină trebuie să se garanteze că banii își îndeplinesc ciclul de viață în achiziționarea și vânzarea de produse și servicii; că toate facturile sunt trimise, înregistrate, plătite și trimise. Desigur, există birouri în care ei se dedică doar acestui lucru.
Această activitate include, de asemenea, menținerea conturilor financiare și a documentelor juridice actualizate astfel încât să nu existe probleme cu cadrul juridic care se referă la organizația în cauză.
7- Logistica
Această funcție garantează că toate bunurile legate de activitatea companiei sunt transportate către și dinspre depozite și clienți. Acesta include, de asemenea, legătura cu furnizorii pentru a obține materii prime pentru fabricarea de noi produse.
Scopul acestei funcții este de a asigura că societatea are în posesia sa tot ceea ce este necesar pentru a păstra producția bunului sau a serviciului pe care îl comercializează în mișcare.
8- Apelați atenția
Într-un birou este, de asemenea, obligat să răspundă la telefon, deoarece este un mijloc de a comunica cu clienții, furnizorii și între colegii.
Deși pare o sarcină simplă, aceasta necesită un anumit protocol, deoarece poate fi vocea pe care cineva din afara companiei o asociază cu imaginea ei. Prin urmare, este important să respectăm regulile curtoaziei, să menținem un ton instituțional, să temperăm volumul de voce și vocabularul folosit.
Un alt factor important, care este uneori trecut cu vederea atunci când se execută această funcție, este de a scrie cât mai multe date posibile ale persoanei din cealaltă parte a telefonului; Aceasta va alimenta baza de date de contact a companiei și vă va permite să urmați corect problema discutată în timpul conversației telefonice.
9- Organizarea arhivelor
Majoritatea sarcinilor executate într-un birou generează un document: facturi, note, minute, minute, rapoarte de vânzări etc.
În format digital sau pe suport de hârtie, este o cantitate de informații care impune ca cineva să fie responsabil pentru catalogarea, arhivarea și protejarea acestuia în funcție de nivelul său de importanță pentru afacere.
Tocmai acest ultim punct, cel al protecției informațiilor, este o problemă care a devenit o durere de cap pentru multe organizații, astfel încât să se dezvolte tot mai multe instrumente, protocoale și proceduri care asigură securitatea în arhivarea și transmiterea informațiilor. datele sensibile dintr-o organizație.
În unele cazuri, sunt utilizate hard disk-uri externe, în timp ce în altele există servere speciale pentru aceste cazuri sau platforme de stocare în "nor", cum ar fi Microsoft OneDrive, Google Drive sau Apple iCloud.
10- Distribuția corespondenței companiei
O sarcină care, în ciuda faptului că nu necesită o pregătire academică foarte înaltă, necesită o bună organizare, responsabilitate și simț al urgenței, este repartizarea corespondenței în cadrul biroului.
O schiță a unui design, cardul de credit pe care banca îl trimite, facturile unui furnizor sau scrisoarea de răspuns a unei entități guvernamentale sunt câteva dintre documentele pe care orice angajat le așteaptă și pe care pot fi multe alte procese. a companiei.
11- Serviciul Clienți
Această funcție este de a asista fizic clienții cu întrebări sau reclamații cu privire la produsele sau serviciile oferite de companie.
12 - Imprimarea și copierea documentelor
Aceasta constă în tipărirea documentelor care trebuie păstrate fizic sau realizarea de copii ale celor care trebuie păstrate în dublu exemplar sau livrate lucrătorilor companiei.