Planificarea operațională: Caracteristici, importanță și exemplu

Planificarea operațională este un instrument de management care facilitează coordonarea resurselor organizației (umane, financiare și fizice) astfel încât să fie posibilă atingerea obiectivelor și obiectivelor care sunt cuprinse în planurile strategice și tactice ale companiei respective.

Presupunând că managementul superior a pregătit un plan strategic, iar managementul are un plan tactic, managementul redus trebuie să aibă o idee clară despre ceea ce se caută. Trebuie doar să elaborați un plan operațional detaliat pentru a face acest lucru.

Obiectivul principal al planificării operaționale este de a oferi personalului organizației o viziune clară asupra sarcinilor și responsabilităților sale, în concordanță cu obiectivele și obiectivele cuprinse în planul strategic. Se axează pe serviciile și produsele (producția, echipamentul, personalul, stocurile și procesele) ale unei companii.

Scopul este de a implementa planuri pentru a dezvolta proiecții financiare și a maximiza participarea companiei la piață. Un plan de operare utilizează rapoartele financiare ale unei organizații pentru a analiza rentabilitatea acesteia.

Planul poate include o analiză a contribuției pentru a determina ce procese sunt necesare pentru a crește profitul. Aceasta ar putea implica concentrarea pe vânzarea de produse premium sau reducerea costurilor variabile.

caracteristici

Limitată la diviziuni specifice

Planul operațional este limitat la o singură parte a organizației. De exemplu, o mare companie (plan strategic) are o divizie de fabricație (plan tactic) care produce produse A, B și C.

Fiecare dintre aceste produse este fabricat separat în diferite fabrici, administrate de diverși administratori de instalații, care își pregătesc separat planul operațional.

Prin urmare, planul de operare este creat de managementul la nivel inferior al unei unități aparținând unei divizii de afaceri.

detaliat

Acesta include planuri specifice pentru activitățile și procesele de nivel scăzut și de zi cu zi, care vor susține și facilita planul tactic. Este extrem de detaliat (cine, ce, unde și când).

Pe termen scurt

Trebuie să stabiliți activitățile și bugetele pentru fiecare zonă a organizației în următorii 1 până la 3 ani. Acestea leagă planul tactic cu activitățile pe care organizația le va desfășura și resursele necesare pentru a le realiza.

Planificarea operațională descrie etapele, condițiile de succes și explică modul în care (sau în ce parte) un plan tactic va fi pus în funcțiune pe parcursul unei perioade de funcționare date.

Fabricat de departamentul care o va aplica

Trebuie să fie pregătit de oamenii care vor participa la punerea sa în aplicare. Frecvent este necesară o comunicare interdepartamentală semnificativă, deoarece planurile create de o parte a organizației au în mod inevitabil implicații pentru alte părți.

Bugetul operațional

Aceasta se bazează și este justificată de cerința unui buget anual de funcționare. Prin urmare, un plan strategic de cinci ani ar necesita, în general, cinci planuri operaționale, bazate pe cinci bugete de funcționare.

Planul operațional este primul și ultimul pas în pregătirea bugetului de funcționare. Ca un prim pas, acesta oferă un plan de alocare a resurselor; Ca ultim pas, planul operațional poate fi modificat pentru a reflecta deciziile politice sau schimbările financiare efectuate în timpul procesului de elaborare a bugetului.

Aceste planuri și bugete ar trebui să fie considerate documente vii și ar trebui revizuite pentru a reflecta schimbările. Verificarea sa periodică este cheia sustenabilității sale.

Conținutul unui plan operațional

Un plan operațional se bazează direct pe planuri tactice care descriu misiuni, obiective, scopuri și activități.

Ca un plan tactic, un plan operațional abordează patru întrebări: unde suntem acum? Unde vrem să fim? Cum vom ajunge acolo? și cum putem măsura progresul nostru?

Planificarea operațională trebuie să conțină:

- Obiective clare.

- Activitățile care urmează a fi livrate.

- Standarde de calitate.

- Rezultatele dorite.

- Cerințe privind personalul și resursele.

- Programe de implementare.

- Un proces de monitorizare a progresului.

Planul operațional prezintă informații foarte detaliate pentru persoanele care vor îndeplini sarcinile de zi cu zi necesare în administrarea organizației.

Conducerea și personalul trebuie să consulte frecvent planul de operare pentru a-și desfășura activitatea zilnică.

Planificarea operațională indică ce, cine, când și cât de mult:

ce

Activitățile și sarcinile care trebuie îndeplinite.

care

Persoanele care au responsabilitatea pentru fiecare activitate.

când

Perioadele în care trebuie îndeplinite activitățile.

Cât de mult

Valoarea resurselor financiare furnizate pentru a finaliza fiecare activitate.

Categorii

Planul operațional poate fi împărțit în două categorii:

Planuri de unică folosință

Acestea abordează doar perioada curentă sau o problemă specifică. Ei efectuează un curs de acțiune care nu este probabil să se repete în viitor. Aceste planuri sunt utilizate o singură dată pentru a atinge obiective unice pentru afacere.

Un exemplu în acest sens este atunci când o companie are un eveniment special unic. Aceștia pot avea un plan unic pentru a acoperi toate aspectele legate de acest eveniment, cum ar fi reducerea costurilor în anul următor.

Planuri continue

Acestea sunt transferate în perioadele viitoare și modificate după cum este necesar. Acestea sunt dezvoltate pentru activități care apar în mod repetat pe o perioadă de timp pentru a ajuta compania să rezolve problemele repetate.

Un exemplu de acest lucru ar fi o companie mare care are activități repetate și trebuie să aibă o structură care să permită tuturor să știe ce se întâmplă tot timpul. Un alt exemplu ar fi un plan pe termen lung de a menține lucrătorii în loc să le arde.

importanță

Un plan operațional este important deoarece îi ajută pe echipa de lucru să:

- Fii clar în legătură cu locul unde vor fi obținute resursele necesare.

- Folosiți eficient aceste resurse.

- Definirea clară a celor mai critice cerințe privind resursele.

- Reducerea riscurilor acolo unde este posibil și pregătirea planurilor de urgență atunci când este necesar.

- Gândiți-vă la viitorul pe termen lung al proiectului, inclusiv sustenabilitatea acestuia.

Beneficiul planificării operaționale este acela că o companie poate analiza performanța operațiunilor sale în ceea ce privește profitabilitatea.

Planificarea operațională disemorează poziția financiară a unei companii, își stabilește punctele slabe și dezvoltă modalități de creștere a profiturilor.

Planurile operaționale ale unei companii au o influență pozitivă în diferite domenii ale companiei. Planul implementat ajută la stabilirea obiectivelor de afaceri și la atingerea unor obiective specifice.

Are un impact pozitiv atât asupra aspectelor operaționale, cât și asupra aspectelor fizice, în ceea ce privește personalul, aspectul afacerii și procedurile zilnice.

Este o modalitate excelentă de a asigura că toate domeniile de afaceri sunt abordate într-o manieră constructivă.