Erogație (contabilitate): caracteristici, pentru ce este și pentru exemplu
O cheltuială (contabilitate) în numerar, numită și plată în numerar, se referă la plata efectuată de o societate pe o anumită perioadă, cum ar fi o lună, un trimestru sau un an. Este fluxul de numerar plătit în schimbul furnizării de bunuri sau servicii.
Nu include numai plățile în numerar (numerar), ci și cecuri sau transferuri electronice de fonduri. În cazul în care plata este efectuată cu un cec sau printr-un transfer, de obicei, există o întârziere de una sau două zile înainte ca fondurile să fie retrase din contul bancar al companiei, datorită duratei procesării.
Plățile în numerar se efectuează, în general, prin intermediul sistemului de plăți contabile. Cu toate acestea, fondurile pot fi, de asemenea, plătite prin sistemul de salarizare și prin numerar.
Procesul de distribuire a numerarului poate fi subcontractat cu banca societății, astfel încât să emită plăți de la datele autorizate de societatea plătitoare folosind fondurile contului curent al entității.
caracteristici
O cheltuială reprezintă o ieșire de numerar. Activitatea de plată duce la o reducere a soldului disponibil disponibil într-un cont curent.
Se pot face, de asemenea, cheltuieli de numerar pentru a rambursa bani unui client, care se înregistrează ca o reducere a vânzărilor. Un alt tip de plată în numerar este plata dividendelor către acționari; Aceasta se înregistrează ca o reducere a capitalului corporativ.
Există un număr mare de tranzacții de distribuție posibile, printre care se numără următoarele:
- Salariile plătite angajaților.
- Comisioane de vânzare care sunt plătite vânzătorilor.
- Redevențele plătite pentru utilizarea proprietății intelectuale.
- Plata facturilor de la furnizori.
- Dividende plătite acționarilor sau investitorilor.
- Impozitele plătite statului.
Cele mai frecvente forme pe care o dispensație le poate lua sunt: numerar, cec, transfer electronic automat prin casa de compensare, card de debit și transfer bancar.
Conturi de cheltuieli
O companie utilizează conturile de cheltuieli pentru a controla banii pe care îi folosește pentru diverse cheltuieli, cum ar fi salarizarea, litigiile, amenzile de reglementare, întreținerea echipamentelor și a consumabilelor de birou.
Orice cont pe care afacerea are încredere să îl supravegheze ce provine din cuferele corporative se califică drept un cont de plată. Având în vedere importanța acestor conturi, există multă gândire strategică de a formula și adopta procedurile de livrare.
Aceste regulamente ajută angajații să înțeleagă în mod clar cum să plătească fonduri, când să o facă, de la cine să obțină aprobarea și cum să raporteze elementele.
Un contabil înregistrează tranzacțiile și le înregistrează în contabilitate, cum ar fi registrul general și cartea de plată a conturilor. Fiecare înregistrare include data, numele beneficiarului, suma încasată sau creditată, metoda de plată, scopul plății și efectul acesteia asupra soldului general al numerarului societății.
Conturile din registrul general depind de tipul de afacere. De exemplu, un comerciant cu amănuntul are plăți pentru elementele de inventar, conturile de plată și salariile. Un producător are tranzacții cu materii prime și costuri de producție.
Pentru ce este?
Cheltuielile de numerar măsoară valoarea banilor care părăsesc compania. Această sumă poate fi foarte diferită de profitul sau pierderea reală a companiei.
De exemplu, dacă o societate utilizează metoda contabilității de angajamente, cheltuielile sunt raportate atunci când sunt suportate, și nu atunci când sunt plătite. În mod similar, veniturile sunt raportate atunci când sunt câștigate, nu atunci când sunt efectiv colectate.
Cu toate acestea, în cazul în care venitul nu este colectat cât de repede se dorește, dar cheltuielile sunt plătite, acesta ar putea să raporteze un profit, dar fără a avea bani, pentru că sa terminat.
Livrarea banilor face parte din fluxul de numerar. În cazul în care fluxul de numerar este negativ, ceea ce înseamnă că plățile sunt mai mari decât venitul, poate fi un avertisment timpuriu cu privire la posibila insolvabilitate.
Cheltuielile zilnice
Jurnalul de cheltuieli este înregistrarea pe care contabilii o păstrează pentru toate cheltuielile financiare efectuate de o companie înainte de a le publica în registrul general.
Jurnalul de plăți îndeplinește o serie de funcții, cum ar fi un mijloc de înregistrare a anulării impozitelor și clasificarea altor cheltuieli. Toate achizițiile efectuate în numerar sunt înregistrate în jurnalul de cheltuieli.
Acest jurnal este reconciliat lunar cu conturile de registru general. Acestea sunt utilizate ulterior pentru a crea situațiile financiare pentru perioadele contabile obișnuite.
Jurnalele sunt păstrate în software-ul contabil și vor conține următoarele informații de bază: data plății, numărul de cec, tipul tranzacției, suma, beneficiarul și nota.
Administratorul jurnalului trebuie să fie foarte meticulos și să fie conștient de fiecare tranzacție pentru a păstra în mod corespunzător jurnalul. De asemenea, este o bună practică să se creeze controale interne, astfel încât banii să nu fie deturnați sau delapidați.
Asemenea controale interne ar putea fi verificarea unor cheltuieli de mari dimensiuni sau urmărirea anumitor scheme de plăți pentru detectarea unor activități neobișnuite.
Dincolo de utilizarea sa pentru înregistrările de registru general în pregătirea situațiilor financiare ale unei companii, jurnalul de cheltuieli poate furniza informații proprietarilor cu privire la activitățile de gestionare a numerarului.
Printre informațiile remarcabile prezentate de ziar, se subliniază cât de mult a fost alocat inventarului pentru acea lună, cât de mult a venit pentru salarii, cât de mult pentru leasing, cât de mult pentru serviciile externe, printre alte aspecte. Ziarul devine o resursă bună pentru a ghida viitoarele decizii de lichidare.
exemplu
Un exemplu de plată este atunci când avocatul unei companii, în timp ce pregătește un caz, efectuează plăți către terți pentru taxe judiciare sau medicale, investigații private, trimiterea de documente sau rapoarte de experți.
Cheltuielile pot fi costisitoare în cazurile care implică rapoarte de expertiză pentru stabilirea probelor, în special în cazurile de vătămare corporală, atunci când leziunile grave au efecte pe termen lung și ar trebui evaluate imediat.
Aceste rapoarte permit o determinare mai precisă a pierderilor clientului și permite o mai bună înțelegere a daunelor revendicate. Avocatul notifică clientul și compania de asigurări înainte de a suporta costuri ridicate de plată. Clientul trebuie să ramburseze avocatul.
