Biroul din lumea afacerilor: Funcții, echipamente și materiale

Biroul din lumea afacerilor reprezintă partea companiei în care sunt procesate datele primite și emise, pentru a furniza informațiile solicitate de organizație pentru dezvoltarea normală a operațiunilor sau activităților sale.

Importanța sa se datorează faptului că fiecare companie care produce bunuri sau servicii, indiferent de sucursala în care se specializează, are nevoie de un grup de oameni care gestionează operațiunea și gestionează celelalte funcții administrative. Majoritatea acestor persoane lucrează în birouri.

Numărul de angajați dintr-un birou poate varia, însă toate organizațiile, indiferent de tipul sau mărimea acestora, au nevoie de angajați ai biroului pentru a se ocupa de sarcinile cotidiene. Lucrătorii din birou se ocupă de multe aspecte diferite ale unei companii.

Printre aceste aspecte se numără contabilitatea, prelucrarea textului și a datelor, telecomunicațiile și alte activități. Ele sunt necesare în toate sectoarele economiei, de la producție la transport.

Tehnologia aduce o contribuție de bază la birou: permite o cantitate mai mare de muncă de făcut într-o perioadă mai scurtă.

funcții

- Serviciile importante furnizate de birou includ atât servicii administrative, cât și alte servicii către celelalte departamente ale organizației, care nu pot funcționa fără birou.

- Biroul este la fel de important într-o organizație ca și creierul din corpul uman. Prin urmare, biroul este creierul companiei. Colectează informații din diferite surse interne și externe, o înregistrează, o organizează și o analizează pentru a le pune la dispoziția conducerii. Toate tipurile de informații, atât din trecut cât și din prezent, sunt disponibile în birou.

- Biroul acționează și ca intermediar. Conectați lumea exterioară cu departamentele diferite și invers. Toate comenzile de vânzări sunt primite prin intermediul biroului. Conectați organizația cu clienții, furnizorii, guvernul și publicul larg. Relațiile publice sunt foarte importante în birourile moderne.

- este centrul tuturor activităților de afaceri; Este ca un centru nervos administrativ. Informațiile despre achiziții, vânzări, finanțe și comunicații circulă din oficiu.

- Este un centru de control; este mijlocul de a acționa politicile companiei. Când se dezvoltă afacerea, fiecare lider este delegat puterea de a-și lua propriile decizii și acțiuni. Astfel, fiecare departament va avea un birou propriu, pentru a facilita managementul să-și contureze planurile și politicile.

Unele acțiuni-cheie care se desfășoară în birouri sunt:

• Reuniuni.
• Atenție.
• Acceptați strategia companiei.
• Acceptați obiective.
• Organizare de fișiere fizice și de calculator.
• Serviciul Clienți
• Imprimarea și copierea documentelor.

Echipamente și materiale

Echipamentul de birou a evoluat pentru a permite o mai mare automatizare. Birou de automatizare înseamnă utilizarea mașinilor pentru a efectua sarcini repetitive și plictisitoare pe care oamenii obișnuiau să le facă. Echipele ajută, de asemenea, lucrătorii să-și facă munca mai repede și mai eficient.

Printre echipamentele pe care le găsim într-un birou sunt:

Sistem de telefonie comercială și telefoane de birou

Acestea sunt principalele mijloace utilizate pentru comunicarea directă cu clienții și furnizorii.

calculatoare

Pentru a procesa informația, care este în prezent sufletul oricărui birou. Ele sunt, de asemenea, esențiale pentru comunicare, datorită e-mailului.

Rețea de calculatoare și conexiune la internet

Dacă informația este sufletul companiei, atunci rețelele de calculatoare sunt arterele care canalizează această informație în toate domeniile afacerii. Cablurile Ethernet, routerele și un modem sunt necesare pentru a conecta rețeaua locală la Internet.

Imprimante multifuncționale

Când informația este digitală, dorim să o imprimați și, dacă este tipărită, vrem să o scanăm. Pe de altă parte, dorim să o primim sau să o trimitem prin fax. Aceste echipe fac totul.

Distrugatoare de hartie

Când generați hârtie tipărită, de multe ori trebuie să o distrugeți. Biroul este responsabil pentru informațiile pe care le are.

fotocopiatoare

Elemente fundamentale pentru copierea documentelor.

Proiectoare video și ecrane

Folosit pentru prezentări în sala de ședințe.

Echipament pentru comercianti

Mașini și case de marcat în puncte de vânzare.

mobilier

În interiorul mobilei dintr-un birou găsim următoarele:

• scaune
• desktop-uri
• Cabine
• Dulapuri de fișiere
• covoare
• Mese de întâlnire

Consumabile și consumabile de birou

Unele dintre materialele și materialele necesare funcționării unui birou sunt:

- foi de hârtie albe: utilizate pentru imprimare și fotocopiere, pentru scrierea de note mici și pentru prezentări pe hărți flip-chart.

- hârtie rulată: hârtie termică pentru fax, bandă de etichetă, hârtie pentru punctul de vânzare.

- Formulare precomprimate: facturi, declarație fiscală, chitanțe de plată, calendare desktop.

- Etichete și hârtie adezivă: etichete pentru foldere, etichete de preț și note post-it.

- Consumabile pentru tipărire: cartușe de cerneală și cartușe de toner.

- Medii de stocare portabile: memorii USB și carduri de memorie.

- Dispozitive de fixare mecanice: cleme pentru tip de hârtie și fluture, capse.

- Dispozitive de fixare chimice: bandă adezivă transparentă, adeziv.

- articole de curățat: mopuri, recipiente, coșuri de reciclare, mături, săpun, odorizante, dezinfectanți, prosoape de hârtie și hârtie igienică.

- Mașini mici: perforatoare de hârtie, capsatoare, capsatoare, garnituri de cauciuc, mașini de numerotare și ascuțitoare de creioane.

- Depozitare fizică: dosare, plicuri, cutii, rafturi și organizatori de birouri.

- Materiale pentru scriere și corectori: creioane, pixuri, markere, banda de corecție, lichid de corecție și radiatoare.

Exemple de locuri de muncă într-un birou

Scriitori / editori pe site-uri și ziare

Scriitorii și editorii, indiferent dacă aparțin echipei de lucru sau lucrează de acasă, lucrează într-un birou. Scriitorii creează conținut pentru publicații tipărite, pagini web și bloguri. Editorii corectează conținutul care a fost scris.

recepționeri

Recepționerul lucrează într-un birou care primește clienți și furnizori, scrie e-mailuri, răspunde la apelurile telefonice, primește mesaje, trimite e-mailuri, comunică apeluri telefonice unui anumit angajat și depune dosare.

Reprezentantul serviciului pentru clienți trebuie să fie bine informat despre afacerea pentru care lucrează, precum și despre produsele și serviciile sale, pentru a ajuta clienții. Trebuie să răspundeți la apeluri și e-mailuri, să primiți comenzi și să efectuați rambursări.

contabili

Contabilii sau contabilii lucrează într-un mediu de birou. Printre îndatoririle sale se numără pregătirea taxelor, plata facturilor, primirea de plăți, printre altele.

manageri

Managerii de birouri gestionează activitatea biroului. Obligațiile lor pot varia de la angajarea, arhivarea sau programarea activității personalului, delegarea funcțiilor, instruirea noilor angajați, crearea și aplicarea politicilor de birou, supravegherea echipei de lucru, rezolvarea situațiilor și menținerea sistemelor informatice.

Apelați centre de îngrijire-apeluri

Persoanele care lucrează într-un call center trebuie să răspundă la apelurile telefonice de la clienții companiei pentru care lucrează. Trebuie să le oferiți răspunsuri la întrebările dvs., să primiți reclamații și să procesați comenzi.