Înregistrări în jurnal: pentru ce sunt ele, elemente și exemple
Înregistrările în jurnal sunt înregistrările tranzacțiilor care fac parte din jurnalul contabil. Prin urmare, acestea sunt folosite pentru a înregistra tranzacțiile de afaceri în evidențele contabile ale unei companii.
Acestea pot fi înregistrate în registrul general, dar uneori și într-o carte auxiliară, care apoi va fi rezumată și transferată în registrul general. Registrul general este folosit pentru a crea situațiile financiare ale afacerii. Ca urmare, intrările din jurnal vor schimba direct balanțele conturilor din registrul general.
În sistemele contabile manuale sau automatizate, tranzacțiile de afaceri sunt înregistrate pentru prima oară într-un jurnal. De aici vine termenul de intrări în jurnal.
Ele reprezintă o parte importantă a contabilității. Ele pot consta din mai multe înregistrări, fiecare dintre acestea fiind un debit sau un credit. Totalul debitelor trebuie să fie egal cu totalul creditelor, altfel se va spune că intrarea în jurnal este "dezechilibrată".
Înregistrările în jurnal pot înregistra elemente unice sau elemente recurente, cum ar fi amortizarea sau amortizarea obligațiunilor.
Pentru ce sunt?
Intrările de jurnal sunt primul pas în ciclul contabil și sunt folosite pentru a înregistra toate tranzacțiile de afaceri în sistemul contabil.
Deoarece evenimentele comerciale apar pe parcursul perioadei contabile, intrările de jurnal sunt înregistrate în jurnalul general pentru a arăta cum a schimbat evenimentul ecuația contabilă.
De exemplu, atunci când compania cheltuiește bani pentru a cumpăra un vehicul nou, contul de numerar este redus sau creditat, iar contul vehiculului este majorat sau debitat.
Logica din spatele unei intrări în jurnal este de a înregistra fiecare tranzacție de afaceri în cel puțin două locuri, cunoscută sub numele de contabilitate dublă.
De exemplu, atunci când se generează o vânzare în numerar, aceasta crește atât contul de vânzări, cât și contul de numerar. Dacă cumpărați produse pe credit, acest lucru va duce la creșterea atât a contului de plătibil, cât și a contului de inventar.
Înregistrările în jurnal și documentația însoțitoare ar trebui să fie arhivate timp de mai mulți ani, cel puțin până când nu mai este necesară auditarea situațiilor financiare ale companiei.
Perioada minimă de conservare pentru intrări în jurnal trebuie să fie inclusă în politica de arhivă corporativă.
Sisteme computerizate de contabilitate
Sistemele computerizate de contabilitate înregistrează automat majoritatea tranzacțiilor de afaceri în conturile de registru general.
Acestea se fac imediat după ce au fost întocmite facturile de vânzare, emiterea cecurilor pentru creditori, procesarea încasărilor clienților etc.
Prin urmare, intrările de jurnal nu vor fi văzute pentru majoritatea tranzacțiilor comerciale, cum ar fi facturile clienților sau furnizorilor. Jurnalele nu sunt folosite pentru a înregistra activități de volum mari.
Într-un software de contabilitate, înregistrările din jurnal sunt introduse de obicei folosind module separate, cum ar fi conturile plătibile, care au o carte auxiliară proprie, care afectează indirect registrul general.
Cu toate acestea, unele înregistrări din jurnal vor trebui procesate pentru a înregistra transferuri între conturi bancare sau înregistrări de ajustare contabilă.
De exemplu, probabil că la sfârșitul fiecărei luni trebuie să faceți o intrare în jurnal pentru a înregistra deprecierea. Această intrare va conține o debitare a cheltuielilor cu amortizarea și un credit în depreciere acumulată.
În plus, este probabil să existe o intrare în jurnal pentru a acumula dobânzi pentru un împrumut bancar. Această intrare va conține o debitare a cheltuielilor cu dobânzile și un credit în interesul de plătit.
element
O intrare de jurnal manual care este înregistrată în jurnalul general al unei companii va consta din următoarele elemente:
- Data corespunzătoare.
- Sumele și conturile care vor fi debitate.
- Sumele și conturile care vor fi creditate.
- O scurtă descriere sau notă.
- O referință, cum ar fi un număr de verificare.
Aceste sume înregistrate, care vor apărea în jurnalul ordonat după dată, vor fi postate în conturile general.
Înregistrările de jurnal sunt de obicei tipărite și stocate într-un dosar de tranzacții contabile, cu materiale de rezervă însoțitoare care justifică astfel de intrări.
Astfel, auditorii externi pot accesa aceste informații ca parte a auditului la sfârșitul anului al situațiilor financiare ale societății și al sistemelor aferente.
Cum se scrie o intrare în jurnal
Structura detaliată pentru scrierea unei intrări în jurnal în contabilitate este indicată în felul următor:
- O linie de antet, care poate include un număr de înregistrare în jurnal și o dată de înscriere.
- Prima coloană conține numărul contului și numele contului în care este înregistrată înregistrarea. Acest câmp va avea o sângerare dacă este pentru contul care este creditat.
- A doua coloană conține suma de debit care trebuie introdusă.
- A treia coloană conține suma creditului care trebuie introdus.
- O linie de subsol poate conține, de asemenea, o scurtă descriere a motivului scaunului.
În acest fel, formatul de intrare de bază al înregistrării de intrare în jurnal este prezentat după cum urmează:
Regulile structurale ale unei intrări în jurnal sunt că trebuie să existe un minim de două elemente în două linii diferite ale intrării și că suma totală înscrisă în coloana de debitare trebuie să fie egală cu suma totală înscrisă în coloana de creditare. .
Exemple
Scaun reglabil
O intrare în jurnal de ajustare este utilizată la sfârșitul lunii pentru a putea modifica situațiile financiare și, astfel, să respecte cadrul contabil corespunzător, cum ar fi principiile contabile general acceptate sau standardele internaționale de raportare financiară.
De exemplu, salariile neplătite ar putea fi acumulate la sfârșitul lunii, dacă societatea folosește o bază de contabilitate de angajamente.
Scaun compozit
O intrare în jurnal compozit este una care include mai mult de două linii de ședere. Este adesea folosit pentru a înregistra tranzacții complexe sau mai multe tranzacții în același timp.
De exemplu, intrarea în jurnal pentru înregistrarea unui salariu conține, de obicei, mai multe linii, deoarece presupune înregistrarea numeroaselor datorii fiscale și deduceri de salarii.
Scaunul din spate
În mod normal, acesta este un loc de ajustare care este inversat la începutul perioadei următoare. De obicei se întâmplă deoarece trebuie să fi acumulat o cheltuială în perioada anterioară, dar nu mai este necesară.
Prin urmare, acumularea de salarii în perioada anterioară este inversată în perioada următoare, care va fi înlocuită de o cheltuială reală de salarizare.
