Audit operațional: Caracteristici, obiective, procedură
Auditul operațional este o revizuire sistematică a eficacității, eficienței și economiei funcționării unei organizații aflate sub control managerial, care raportează rezultatele evaluării persoanelor adecvate, împreună cu recomandările de îmbunătățire.
Auditul operațional este o evaluare orientată spre viitor, sistematică și independentă de activitățile organizaționale. Acest tip de audit este în mod substanțial diferit de cel al unui audit intern, în care obiectivul este de a examina caracterul adecvat al controalelor și de a evalua imparțialitatea prezentării situațiilor financiare.
Datele financiare pot fi utilizate în auditul operațional, dar principalele surse de dovezi sunt politicile operaționale și realizările legate de obiectivele organizației.
Auditurile operaționale sunt de obicei efectuate de personalul de audit intern, deși specialiștii pot fi angajați pentru a efectua revizuiri în domeniile lor de expertiză.
Principalii utilizatori ai recomandărilor de audit sunt echipa de management și, în special, managerii domeniilor care au fost revizuite.
caracteristici
Auditul operațional este o examinare a modului în care o organizație își desfășoară activitatea, pentru a semnala îmbunătățiri care sporesc eficiența și eficacitatea acesteia.
Procesul este similar cu cel al altor tipuri de audit, cum ar fi auditul financiar, dar cu auditul operațional se efectuează o investigație mult mai profundă a afacerii.
Nu este concentrat într-un singur proiect sau departament, deoarece fiecare departament joacă un rol în procesul general de operare și este interdependent cu celelalte.
Auditurile operaționale sunt obiective, efectuate de un auditor intern sau extern. Acestea oferă o nouă perspectivă asupra aspectelor bune și nu atât de bune ale practicilor și proceselor organizaționale.
tip
Audit operațional în companiile de producție
Companiile care fabrică produse efectuează audituri operaționale pentru a examina procesul lor de fabricație.
Fluxul operațiunii este sub control. Îmbunătățesc angajații dvs. timpul cel mai bun? Produsele părăsesc procesul la cea mai rapidă viteză posibilă? Sunt materiile prime risipite din cauza designului slab sau a utilizării incorecte?
După audit, compania poate face unele modificări pentru a-și îmbunătăți volumul de producție, ceea ce îi va permite să concureze cu concurenții mai eficienți.
Audit operațional în companiile de servicii
Multe companii oferă un serviciu clienților lor, cum ar fi hoteluri, restaurante, magazine de reparații auto sau electrocasnice.
Aceste companii pot efectua un audit operațional pentru a verifica interacțiunea angajaților cu clienții. Astfel puteți măsura timpul necesar pentru a efectua o tranzacție sau pentru a prezenta o prezentare de vânzări unui potențial client.
Cumpărătorii fictivi, necunoscuți angajaților, pot fi, de asemenea, utilizați pentru măsurarea și îmbunătățirea serviciilor pentru clienți. Auditurile operaționale pot examina, de asemenea, securitatea, programele, utilizarea furnizorilor externi și configurarea și aspectul fizic al afacerii.
obiective
Obiectivul auditului operațional este de a determina dacă controalele interne ale întreprinderii, precum și politicile și procedurile sunt suficiente pentru a produce un nivel optim de eficiență și eficacitate.
Acest lucru este esențial pentru companii, deoarece lipsa de eficiență și eficacitate înseamnă, în general, costuri de operare mai mari sau mai puține vânzări, ceea ce uneori reprezintă incapacitatea companiei de a-și menține și de a concura pe piață.
Companiile și alte organizații se îndreaptă spre procesul de audit operațional pentru a obține o imagine bună a faptului dacă compania funcționează bine și pentru a obține noi idei cu privire la modul de îmbunătățire.
Organizațiile se pot aștepta să realizeze următoarele obiective principale la efectuarea oricărui audit operațional:
Influența schimbării pozitive
Înțelegeți modul în care procesele, politicile, procedurile și alte tipuri de management viitoare vor produce eficiență maximă și eficacitate.
Înțelegeți riscurile
Tipul de risc asociat cu riscul operațional și operațional variază, de la stagnarea afacerii, omisiuni sau erori ale angajaților, eșecuri ale sistemului de informații, eșecuri de produse, probleme de sănătate și siguranță, pierderea angajaților-cheie, pierderile furnizorilor și litigiile.
Identificați oportunități de îmbunătățire
Ca urmare a înțelegerii riscurilor, auditorii pot determina unde să facă îmbunătățiri și cum să reducă riscurile, îmbunătățind oportunitățile.
Categoriile generale de risc, în care ar trebui să apară îmbunătățiri, sunt riscul operațional, riscul financiar, riscul de mediu și riscul de reputație.
Informați conducerea superioară
Rezultatele auditului ar trebui să figureze într-un raport clar și detaliat care să furnizeze analize, evaluări, recomandări și comentarii relevante privind activitățile analizate.
proces
Începerea auditului
- Stabilirea primului contact cu auditul și liderii desemnați pentru a explica procesul de audit și pentru a aduna informații de bază despre companie, pentru a determina punctele critice.
- să evalueze nevoile și așteptările părților interesate, ținând cont de nivelul de performanță al auditatului, de rezultatele auditurilor anterioare și de maturitatea sistemului de gestiune auditat.
Pregătirea activităților
- Determinați domeniul de aplicare și riscurile potențiale, apoi stabiliți procedurile și identificați resursele.
- Pregătiți planul de audit, alocați lucrările și organizați planurile de acțiune și documentele necesare.
- Întâlnire pentru a confirma că toate părțile sunt de acord cu planul propus.
Compilarea și verificarea informațiilor
- Revizuiți documentele pe tot parcursul procesului. Echipa ar trebui să se întâlnească periodic pentru a face schimb de informații, pentru a evalua progresul și pentru a redistribui locul de muncă, dacă este necesar.
- Revizuirea surselor de informații, auditarea probelor și evaluarea lor în conformitate cu criteriile de audit.
Generarea constatărilor
- Constatările vor fi sau nu vor respecta criteriile de audit. Pentru o constatare neconformă, trebuie înregistrate dovezi care susțin acest lucru.
- Examinați informațiile cu entitatea auditată pentru a stabili dacă dovezile sunt corecte.
Ședința de închidere
- Înainte de ședința de închidere, echipa de audit trebuie să convină asupra concluziilor, să pregătească recomandările și să discute urmărirea.
- Desfășurați ședința de închidere pentru a prezenta concluziile și concluziile. Evaluați feedbackul părților interesate.
Pregătirea și distribuirea raportului
- liderul echipei comunică rezultatele cu un raport de audit complet, precis, concis și clar.
- Scrieți raportul de audit, întâlnirea cu conducerea până când se stabilește modul în care managementul va aborda problemele întâlnite.
- Raportul trebuie revizuit și aprobat în conformitate cu procedurile convenite. Distribuiți raportul destinatarilor corespunzători.
Finalizați auditul
Lucrările sunt finalizate la efectuarea tuturor activităților de audit planificate. Pe de altă parte, documentele sunt salvate sau distruse în conformitate cu procedurile stabilite la începutul auditului.
