Baza Zero Buget: Caracteristici, Cum se face, Avantaje

Bugetul bazat pe zero este o metodă sau proces bugetar în care toate cheltuielile trebuie să fie justificate pentru fiecare perioadă nouă. Procesul de buget bazat pe zero pornește de la o "bază zero", analizând fiecare funcție din cadrul unei organizații pentru a-și determina nevoile și costurile.

Se creează apoi bugete, alocând fonduri pe baza eficienței și ceea ce este necesar pentru următoarea perioadă fără a utiliza bugetul anului precedent, indiferent dacă fiecare buget este mai mare sau mai mic decât cel precedent.

Bugetul bazat pe zero permite implementarea obiectivelor strategice la nivel înalt în procesul bugetar, prin conectarea acestora cu anumite zone funcționale ale organizației, unde costurile pot fi mai întâi grupate și apoi măsurate față de rezultatele anterioare și așteptările curente.

Bugetul bazat pe zero poate contribui la reducerea costurilor prin evitarea majorărilor sau scăderilor generale ale bugetului unei perioade anterioare. Cu toate acestea, este un proces lent care durează mult mai mult decât bugetul tradițional bazat pe costuri.

caracteristici

În trecut, companiile s-au uitat doar la anumite lucruri specifice și au presupus că totul era deja în vigoare și că nu aveau nevoie să o verifice din nou. Cu toate acestea, în bugetul de bază zero, tot ceea ce va fi înscris în buget trebuie să fie aprobat.

Deoarece acest tip de buget necesită o aprobare pentru a putea să fie bugetat, înseamnă că bugetele pornesc de la zero, cu o nouă decizie în fiecare an cu privire la tot ceea ce se face.

În esență, managementul trebuie să înceapă de la zero și să respecte fiecare operațiune și activitate pentru a determina dacă merită să cheltuiți banii companiei. De asemenea, managementul trebuie să stabilească obiective de cheltuieli complet noi.

Este costisitoare, complexă și lentă, deoarece bugetul este reconstruit anual. Un buget tradițional este mai simplu și mai rapid, deoarece necesită doar justificarea modificărilor incrementale.

Bugetul bazat pe zero necesită o justificare a cheltuielilor recurente și vechi, pe lângă noile cheltuieli. Obiectivul său este de a conferi managerilor responsabilitatea de a-și justifica cheltuielile. De asemenea, urmărește să genereze valoare unei organizații, prin optimizarea costurilor și nu doar a veniturilor.

Cum se face?

Uneori, bugetele și cheltuielile companiilor sunt atât de necontrolate, încât este necesară revizuirea întregii structuri a costurilor companiei. În acest caz, nu are sens să se uite la bugetul anului precedent.

Întregul buget trebuie să fie complet redenumit. Acest tip de schimbare drastică este cunoscut ca un buget bazat pe zero. Spre deosebire de bugetul tradițional, niciun element nu este inclus automat în bugetul următor.

Se presupune că nici o activitate nu este de neatins. Toate cheltuielile sunt analizate și trebuie justificate să rămână în buget.

În bugetul bazat pe zero, echipa de lucru analizează fiecare plan și fiecare cheltuială la începutul fiecărui ciclu bugetar. Trebuie să justificați fiecare element bugetar pentru a primi fonduri.

Echipa de lucru poate aplica un buget bazat pe zero pentru orice tip de cost: cheltuielile de capital, cheltuielile de exploatare, vânzările, costurile generale și administrative, costurile de marketing, costurile variabile sau costul mărfii vândute.

Pași de urmat

Pașii de urmat în procesul de buget bazat pe zero se referă la analiza detaliată a fiecărei activități pentru toate domeniile companiei:

- Identificarea unei activități.

- Găsiți diferite căi și mijloace pentru desfășurarea activității.

- Evaluați aceste soluții și evaluați, de asemenea, diferitele alternative ale surselor de fonduri.

- Stabilirea numerelor și priorităților bugetare.

Avantaje și dezavantaje

Atunci când are succes, bugetul bazat pe zero produce economii radicale și eliberează companiile de metodologii și departamente închise. Când nu reușește, costurile unei organizații pot fi considerabile.

beneficiu

precizie

Acest tip de buget ajută companiile să examineze toate departamentele pentru a se asigura că primesc suma corectă de bani. Bugetul rezultat este bine justificat și aliniat la strategia de afaceri.

eficiență

Ajută la luarea în considerare a nevoilor reale, concentrându-se strict pe numerele actuale, în loc să luăm în considerare bugetele anterioare. Îmbunătățește eficiența operațională printr-o analiză riguroasă a ipotezelor.

Inutil reducerea costurilor

Puteți elimina cheltuielile redundante prin reexaminarea cheltuielilor potențial inutile. Ajutați la reducerea costurilor, evitând creșteri automate ale bugetului.

Coordonare și comunicare

Aceasta permite o mai bună comunicare în cadrul departamentelor prin implicarea angajaților în luarea deciziilor și prioritizarea bugetului. Catalizează o colaborare mai extinsă în întreaga organizație.

dezavantaje

birocrație

Crearea unui buget bazat pe zero în cadrul unei companii poate lua cantități enorme de timp, efort și analiză care vor necesita personal suplimentar.

Acest lucru ar putea face ca procesul să fie contraproductiv pentru a reduce costurile. Poate fi prohibitiv costisitoare pentru organizațiile cu fonduri limitate.

corupție

Prin utilizarea unui buget bazat pe zero, managerii ar putea încerca să schimbe cifrele pentru a transforma cheltuielile în activități vitale. Astfel, ei pot crea o "nevoie" pentru ei.

Acest lucru ar determina companiile să continue să piardă bani cu privire la lucrurile de care nu au nevoie.

Împuterniciri intangibile

Acest tip de buget necesită departamente pentru a-și justifica bugetul, ceea ce poate fi dificil la multe niveluri. Departamente precum publicitatea și marketingul trebuie să justifice cheltuielile care pot sau nu să fie utilizate anul viitor ca urmare a fluctuațiilor pieței.

Acest lucru vă poate costa profituri în viitor deoarece nu puteți justifica o anumită sumă de bani. Este riscant atunci când economiile potențiale sunt incerte.

Timpul de gestionare

Bugetul bazat pe zero necesită costuri de timp și formare suplimentară pentru manageri.

Aceasta înseamnă că veți căuta în fiecare an buget suplimentar, pentru a efectua ajustările și pentru a primi instruirea adecvată pentru a înțelege cum să faceți un buget bazat pe zero.

Timp de răspuns mai lent

Datorită timpului și formării necesare pentru a face din bugetul bazat pe zero, managerii sunt mai puțin susceptibili de a face revizuiri ca răspuns la o piață în schimbare.

Acest lucru înseamnă că va dura mai mult timp pentru ca o companie să transfere bani departamentelor care au nevoie cel mai mult la un moment dat. Bugetul bazat pe zero ar putea lăsa lacune într-o companie deoarece acest instrument ar putea să nu reacționeze la nevoile bruște ale departamentelor.