Documente de plată: Caracteristici și exemple

Documentele care trebuie plătite sunt valoarea capitalului datorat prin promisiuni oficiale de plată. Împrumuturile bancare sunt incluse în acest cont. Sunt obligații scrise în cazul în care promiteți să plătiți o anumită sumă de bani la o dată viitoare sau după cum este necesar.

Cu alte cuvinte, un document de plătit este un împrumut între două entități. Conform acestui acord, cel care face acest document creează responsabilitatea atunci când împrumută bani de la creditor. Compania este de acord să ramburseze creditorului banii interesele respective la o dată ulterioară.

Compania înregistrează împrumutul în bilanțul său ca document care trebuie plătit. Pe de altă parte, creditorul înregistrează împrumutul ca un cont de încasat în bilanțul său, deoarece va primi plata în viitor. Acestea diferă de conturile plătibile prin faptul că, în timp ce ambele sunt datorii, documentele de plată implică o notă biletului la ordin.

caracteristici

Caracteristicile documentelor care trebuie plătite pot fi văzute la efectuarea unei comparații cu conturile de plătit.

Tip de acord

Conturile plătite sunt acorduri informale, adesea numai verbale, între cumpărători și vânzători. Singurele documente sunt comanda de cumpărare a cumpărătorului și o factură din partea vânzătorului.

Documentele care trebuie plătite sunt mai complicate. Acestea implică contracte de împrumut formale și scrise, uneori cu zeci de pagini.

Creditorul poate solicita acorduri restrictive ca parte a contractului de plată a documentului, cum ar fi interzicerea plății dividendelor către investitori, în timp ce o parte a împrumutului nu a fost încă plătită.

Acordul poate necesita, de asemenea, o garanție, cum ar fi o clădire deținută de societate sau o garanție de la o persoană sau altă entitate.

Multe note biletului necesită aprobarea formală a consiliului de administrație al unei companii înainte ca creditorul să acorde fonduri.

Termeni și securitate

Conturile de plătit sunt în mod normal rambursate în 30 de zile fără dobândă. Cu toate acestea, unii furnizori pot oferi reduceri pentru plățile în avans, cum ar fi o reducere de 1% dacă sunt plătite în termen de 10 zile de la data facturii.

Documentele de plată sunt rambursate în termeni mai lungi, cu o anumită dată de scadență; Pot începe de la 90 de zile și se vor prelungi până la câțiva ani. Plățile sunt, de obicei, sume fixe în funcție de capital și de dobândă.

În ceea ce privește securitatea, furnizorii de produse și servicii depind de buna-credință a cumpărătorului pentru plată. Conturile de plătit nu sunt asigurate cu garanție. Pe de altă parte, biletele la ordin iau de obicei activele fixe cumpărate ca garanție pentru împrumut.

Documentele care trebuie plătite sunt utilizate în mod normal pentru achiziționarea de mijloace fixe, cum ar fi echipamente, instalații și proprietăți. Acestea sunt bilete oficiale de ordin formal pentru o anumită sumă de bani pe care o împrumută un împrumut într-o anumită perioadă de timp, cu dobândă.

Documente plătibile pe termen scurt și lung

Documentele de plătit sunt în general raportate în bilanț în două categorii: pe termen scurt și pe termen lung.

Un document care trebuie plătit este clasificat în bilanț ca o datorie pe termen scurt, în cazul în care are scadență în următoarele 12 luni sau ca datorie pe termen lung dacă scade la o dată ulterioară anului.

De exemplu, un împrumut pe termen scurt pentru achiziționarea unui inventar suplimentar în pregătirea sezonului de vacanță ar fi clasificat ca o datorie curentă, deoarece probabil va fi plătit într-un an.

Achiziționarea de terenuri, clădiri sau echipamente mari va fi clasificată ca o datorie pe termen lung, deoarece împrumuturile pe termen lung vor fi plătite pe parcursul mai multor ani.

Partea pe termen scurt a documentului de plătit este suma datorată în anul următor. Partea pe termen lung este cea care expiră în mai mult de un an.

Clasificarea corectă a documentelor care trebuie plătite este de mare interes din perspectiva unui analist, pentru a vedea dacă aceste documente expiră în viitorul apropiat. Aceasta ar putea indica o problemă iminentă de lichiditate.

exemplu

Un exemplu de document care trebuie plătit este un împrumut acordat de o bancă societății HSC.

HSC împrumută 100.000 de dolari de la bancă pentru a cumpăra inventarul din acest an. Compania HSC semnează documentul în calitate de debitor și este de acord să revină la plata lunară a băncii, în valoare de 2000 USD, inclusiv dobânda lunară de 500 USD, până la plata integrală a documentului plătit.

HSC plătește 100.000 de dolari în contul dvs. de numerar și creditează documentul dvs. de plată pentru suma creditului. Banca face opusul: debitează contul dvs. de încasat și creditează contul dvs. de numerar.

La începutul fiecărei luni, HSC efectuează plata împrumutului pentru $ 2000, debitează contul plătibil pentru 1500 $, debitează contul de cheltuieli cu dobânda pentru 500 $ și creditează contul de numerar pentru 2000 $.

Din nou, banca înregistrează partea inversă a tranzacției. Datorii de numerar pentru $ 2000, credit de documente de primit pentru $ 1500 și venituri din dobânzi pentru $ 500.

Acest set de intrări în jurnal se face în fiecare an până când documentul plătit este anulat complet.

Diferența dintre contul de plătit și documentul de plătit

De exemplu, dacă o companie dorește să împrumute 100.000 de dolari de la bancă, banca va cere directorilor companiei să semneze un contract oficial de împrumut înainte ca banca să transfere banii.

Banca ar putea, de asemenea, solicita ca societatea să se angajeze la garanții și că proprietarii societății garantează personal împrumutul.

Compania va înregistra acest împrumut în contul de registru plătibil. Banca va înregistra împrumutul în documentul dvs. de evidență generală de încasat.

Spre deosebire de împrumutul bancar, sunați doar unul dintre furnizorii companiei și solicitați o livrare de produse sau bunuri. A doua zi produsele sosesc și se semnează o chitanță de livrare.

Câteva zile mai târziu, compania primește o factură de la furnizor, în cazul în care se stabilește că plata produselor expiră în 30 de zile; această tranzacție nu a implicat o bilet la ordin.

Ca rezultat, această tranzacție este înregistrată în conturile plătibile în registrul general al societății. Furnizorul va înregistra tranzacția cu un debit în contul său de active de încasat și un credit în contul de vânzare.