Raport de activitate: ce înseamnă, cum se face, structură, exemplu
Raportul de activitate este un raport detaliat al activităților organizaționale zilnice. Acest raport include date referitoare la înregistrările de producție, costurile, cheltuielile cu resursele, revizuirile exhaustive ale proceselor și chiar contabilitatea.
Acest raport vine în intervale de timp diferite, dar se concentrează, în general, pe termen scurt. Raportul de activitate poate fi, de asemenea, modificat de către părțile interesate, pentru a-l adapta la nevoile lor și, astfel, pentru a putea furniza informații mai clare.
Persoanele care lucrează în cadrul unei companii, parteneri de afaceri, furnizori și clienți sunt destinatari potențiali care pot utiliza informațiile într-un raport de activitate.
Această actualizare periodică poate ajunge în mai multe publicuri profitabil dacă este publicată online sau trimisă unui grup mare de e-mail prin intermediul unui atașament.
Împărtășirea unui raport de activitate ușurează informarea cu privire la condițiile de afaceri, astfel încât aceștia să poată lua decizii mai bune.
Din ce constă?
Raportul de activitate este un raport procedural privind detaliile operaționale prezentate de activitatea curentă a unei echipe de lucru. Obiectivul său este de a sprijini activitățile zilnice ale organizației.
Informațiile din raportul de activitate implică informații esențiale privind angajamentele, rutina, poziția și dezvoltarea echipei de management și a proiectului în sine.
Echipele de lucru realizează rapoarte de activitate, inclusiv membrii echipei. Chiar și liderii de afaceri pot face rapoarte de activitate în cazul în care au nevoie pentru a oferi informații și actualizări pentru superiorii lor de top.
În plus, secretarul echipei este de obicei desemnat pentru a genera un raport al activităților. Există, de asemenea, momente când directorul executiv trebuie să furnizeze un raport al activităților companiilor afiliate.
importanță
Raportul activităților se face din mai multe motive. În primul rând, ajută echipele de lucru și liderii să se actualizeze cu informații, ceea ce le permite să cunoască statutul și progresul echipei.
Realizările și problemele echipei vor fi cunoscute, împreună cu planurile, strategiile, acțiunile și evaluările viitoare.
Cu informațiile încorporate în raport, membrii echipei, liderii și afiliații vor putea să compare datele, să le analizeze, să genereze inferențe și concluzii, precum și să ia decizii raționale care să le ajute să-și atingă obiectivele individuale și de grup.
Rapoartele de activitate pot prezenta, de asemenea, informații urgente, fie noi, fie corective, care ajută echipa să își ajusteze planurile, strategiile și acțiunile viitoare.
Observați defectele
Unii proprietari de afaceri au raportul de activitate pentru a determina ce s-au pierdut în timp ce au ieșit din clădire.
De exemplu, proprietarul îngrijirii de copii vrea să știe dacă un copil a fost rănit. Proprietarul atelierului dorește să știe câte clienți au anulat numirile pentru că au ales alte ateliere.
Cum se face?
Trebuie să includă informații obiective, complete, exacte și actualizate. Aceste elemente servesc drept piloni pentru un raport bun.
Ar trebui incluse anumite puncte, cum ar fi realizările și problemele, deoarece aceștia ajută și membrii echipei și liderii să-și respecte performanța, permițându-le să-și atingă obiectivele.
Realizările vor reflecta punctele forte și capacitățile acestora și pot motiva membrii echipei. Aceasta include, de asemenea, problemele cu experiență, reale sau potențiale, de a vorbi despre posibilele modalități de a rezolva sau de a preveni problemele.
Tipul de informații incluse variază în funcție de tipul de activitate. Un raport de activitate reflectă, de obicei, nivelurile actuale de activitate ale companiei. De asemenea, reflectă, într-o oarecare măsură, impactul recentelor evenimente comerciale.
- informații despre categorii
Un raport de activitate oferă diferite categorii de informații pe care trebuie să le cunoașteți dintr-o privire.
De exemplu, acesta poate include date privind rata de participare a angajaților, procentajul de posturi ocupate, volumul zilnic al vânzărilor, numărul de noi conturi deschise sau închise, datoriile contra plăților colectate și volumul reclamațiilor clienților.
- Alte teme tipice
- Care sunt amenințările reale care sunt văzute? Cum vor fi rezolvate?
- Ce strategii și acțiuni de gestionare vor fi puse în aplicare pentru a se conforma planurilor?
- S-au reușit strategiile și acțiunile de management implementate anterior?
- Care sunt punctele tari și punctele slabe în gestionarea echipei de lucru?
- Care este tendința de desfășurare a managementului? Care sunt implicațiile pentru performanța viitoare?
structură
Rezumat executiv
Principalele puncte ale raportului sunt rezumate, cum ar fi subiectul care trebuie tratat, datele obținute, metodele de analiză a datelor și recomandările bazate pe aceste date. Acesta este plasat astfel încât directorii nu trebuie să citească întregul raport.
introducere
Evidențiați principalele subiecte abordate în raport și furnizați informații de bază privind motivul pentru care datele au fost colectate.
corp
Descrieți problema și datele colectate, cum a fost colectată, analizând principalele constatări.
Acesta poate fi împărțit în subsecțiuni, cu titluri care evidențiază punctul specific pe care această subsecțiune îl va acoperi.
concluzie
Explicați cum pot fi interpretate datele descrise în corpul documentului sau ce concluzii pot fi trase.
Sugerează modul de utilizare a datelor pentru a îmbunătăți un aspect al afacerii sau recomandă investigații suplimentare.
Listează resursele utilizate pentru a investiga sau colecta datele pentru raport. Ele oferă un test al punctelor tratate și permit examinarea surselor originale de date.
apendice
Este opțional și include informații tehnice care nu sunt necesare pentru explicația furnizată în corp și concluzie, dar care susține constatările.
exemplu
Exemple de rapoarte de activitate includ rapoartele zilnice de înregistrare a casei de bancă, cotizațiile zilnice ale contului, înregistrările zilnice de producție, înregistrările pasagerilor pe zbor și înregistrările tranzacțiilor.
Raport de vânzări
Managerii ocazional trebuie să urmărească valoarea vânzărilor sau suma veniturilor generate de un anumit furnizor.
Raportul de vânzări asigură vizibilitatea cantității de vânzări și a valorii veniturilor generate într-o anumită perioadă de timp.
Pentru fiecare zi într-o perioadă de timp, un grafic arată cantitatea de comenzi procesate. Un alt grafic arată venitul obținut pentru fiecare zi.
Suma totală a comenzilor de vânzări pentru fiecare zi determină venitul obținut.
Raport de inventar
Un manager de inventar poate avea nevoie să știe dacă aprovizionarea este suficientă pentru a răspunde cererii și, în medie, cât va dura oferta curentă.
Raportul privind ziua aprovizionării asigură vizibilitatea numărului estimat de zile pe care vor fi disponibile stocurile, precum și oferta și cererea totală.
