Solicitarea de cumpărare: tipuri, modul în care se realizează, importanța și exemplele

Formularul de solicitare de cumpărare este documentul generat de un departament de utilizator sau personal de depozit pentru a notifica departamentul de achiziții cu privire la elementele care trebuie comandate, cantitatea și termenul de livrare. Achiziționarea într-o companie începe cu compilarea cerințelor.

După ce au fost compilate, trebuie să informați departamentul de achiziții. Cererea de achiziție este documentul care va conține lista acestor cerințe. Pentru a preveni frauda, ​​administratorii de departamente nu au, de obicei, permisiunea de a plasa comenzi direct la furnizori sau de a cumpăra în numele companiei.

În schimb, cel care face comenzi la furnizori externi este un departament diferit numit departamentul de achiziții. Managerii diferitelor departamente utilizează formularele de solicitare pentru a informa acest departament despre materialele care trebuie achiziționate.

Cererile de cumpărare și comenzile de achiziție sunt documente cheie în procesul de achiziționare a elementelor pe care compania le are pentru funcționarea lor, standardizând procesul de comandă intern și extern.

tip

Punctele cheie legate de solicitarea de cumpărare sunt următoarele:

- Este o solicitare adresată departamentului de achiziții să achiziționeze o anumită listă de materiale.

- Necesită aprobarea organizației de achiziție.

- este un document intern; adică, rămâne în cadrul organizației.

Puteți crea o solicitare de achiziție pentru următoarele tipuri de provizioane:

standard

Obținerea de materiale și materiale de la furnizori, atât pentru procesele de producție, cât și pentru articole de birou consumabile și alte bunuri.

subcontractare

Pentru a furniza materii prime unui furnizor și apoi pentru a obține un produs finit.

consignație

Obținerea de materiale stocate în instalațiile companiei și furnizorului este plătită pentru aceasta.

Transferul inventarului

Pentru a obține materiale dintr-un alt departament sau zonă care se află în cadrul aceleiași organizații.

Serviciul extern

Pentru a obține serviciile unui furnizor extern, cum ar fi efectuarea lucrărilor de întreținere a instalației.

Cum se face?

Componentele de bază care constituie o cerere de cumpărare sunt:

- numărul de solicitare, care permite identificarea documentului. Trebuie să fie imprimată în prealabil.

- Departamentul solicitant.

- Data rechiziției și data solicitată de livrare.

- Numele persoanei care pregătește solicitarea și semnătura persoanei care a făcut autorizația corespunzătoare.

- Articolele solicitate trebuie să fie descrise în detaliu, pentru a evita datele inexacte. Suma trebuie să fie exactă; Este foarte important să introduceți unitatea necesară (kilograme, litri, unități etc.).

- Semnătura managerului departamentului de achiziții care aprobă sau nu aprobă achiziția.

- Dacă au fost deja solicitate de la furnizori, cotele trebuie să fie atașate la solicitare.

Procesul de solicitare de achiziție

Procesul de solicitare a achiziției este utilizat de organizații pentru a efectua și urmări comenzile de aprovizionare. Acestea pot fi orice, de la materii prime până la mobilier de birou și multe altele.

Când un manager de departament consideră că materialele se epuizează, completați formularul de solicitare, care include câmpurile indicate mai sus.

O solicitare de achiziție este formularul pe care un departament al companiei îl trimite departamentului de achiziții, care enumeră elementele pe care doriți să le solicitați de la un furnizor extern.

Acest proces permite utilizatorilor să trimită o comandă, să primească aprobarea de la supraveghetor și, cel mai important, să permită furnizorilor externi să trimită cotații de preț.

Atunci când managerul de cumpărare primește solicitarea de cumpărare în acest proces, el poate examina toate informațiile trimise de către utilizatorul inițiator. Managerul selectează pur și simplu dacă aprobarea este aprobată sau nu.

În cazul în care nu este aprobată, există o casetă pentru a pune la baza motivul deciziei, iar departamentul solicitant va fi informat cu privire la această decizie. Cu toate acestea, dacă managerul își dă aprobarea, următorul pas va fi să solicite un citat din partea furnizorilor.

importanță

Porniți procesul de cumpărare

Atât de des, departamentele unei companii vor avea nevoie de materiale; Cererea de achiziție inițiază procesul de achiziție. Departamentul de achiziții va acționa în conformitate cu soliditatea documentului.

Dacă există o problemă, documentul va servi ca dovadă că un departament a cerut consumabilelor o anumită comunicare.

Este un instrument de control

În cazul în care nu există controale adecvate, personalul poate fi implicat în fraudă, deoarece poate solicita materiale pentru uz personal.

Cu o cerere de cumpărare există măsuri stabilite pentru a garanta că nu se practică nicio fraudă. Cererea trebuie să treacă prin mai multe mâini pentru a se asigura acuratețea și necesitatea acesteia.

Protejați afacerea

Odată cu executarea ordinelor de rechizire, se evită posibilitățile de fraudă. Activele companiei sunt, de asemenea, protejate.

Centralizarea procesului de achiziție

Atunci când o organizație cere ca toate solicitările să fie făcute centralizat prin departamentul de achiziții, este ușor să gestionați întregul proces.

Cumpărătorii beneficiază, de asemenea, de faptul că acum pot grupa achizițiile și pot profita de puterea de cumpărare a organizației pentru a negocia condiții mai bune.

Exemple

Exemplul 1

Nr. De solicitare: 00455

Data: 15 mai 2018

Numele solicitantului: Annaliese Corvo

Funcția: supraveghetor al instruirii

Departamentul: Formarea personalului

Motivul solicitării: Următoarele articole trebuie să fie utilizate în cursul de formare "Asigurarea calității", care va fi dat în săptămâna 16 - 20 iulie 2018.

- 01 de marcatori de flipchart.

- 12 creioane

- 01 flipchart cu 20 de foi albe: 1 metru lățime x 1, 5 metri lungime.

- 12 notebook-uri simple cu dimensiuni normale.

- 06 marcatori colorați pentru tablă.

- 12 cauciucuri pentru ștergere.

- 12 pixuri de cerneală albastră.

Sunt oferite 2 cotații primite de la furnizorii de papetărie.

Autorizat de: Alberto Moreno

Funcția: manager de resurse umane

Managementul resurselor umane

Exemplul 2

Departamentul de producție al Confecciones Tely, SA trebuie să comande diferite materiale și să completeze formularul de solicitare. Acest formular notifică departamentului de achiziții că aceste consumabile sunt necesare.

Departamentul de achiziții poate aproba sau respinge cererile primite. Dacă este aprobată, va fi creată o comandă de achiziție.

Comanda de cumpărare este trimisă furnizorului pentru a cumpăra produsele. Furnizorul produce și livrează produsele cu factură.

Departamentul de recepție primește produsele și transmite raportul de primire către departamentul contabil.

Dacă toate documentele sunt în conformitate, departamentul contabil emite aprobarea facturii către casier, indicând faptul că plata poate fi efectuată către furnizor.