Gestiunea administrativă: Funcții și procese

Gestiunea administrativă este setul de forme, acțiuni și mecanisme care permit utilizarea resurselor umane, materiale și financiare ale unei societăți pentru a atinge obiectivul propus. Se bazează pe patru principii fundamentale; ordinul este primul, deoarece fiecare lucrător trebuie să ocupe poziția pentru care este calificat.

Lipsa ordinelor conduce la o muncă mai puțin eficientă și la utilizarea greșită a resurselor. Al doilea principiu este disciplina; în cadrul disciplinei de management administrativ este un aspect important, deoarece regulile și regulile trebuie să fie respectate și respectate de către toți.

Al treilea principiu este unitatea de comandă. Angajatul trebuie să știe la cine raportează munca sa și de la cine primește ordine, pentru a evita mesaje eronate care dăunează calității muncii. În cele din urmă, încurajarea și evaluarea inițiativei în cadrul personalului este crucială pentru a motiva; Acest lucru va avea un impact pozitiv asupra mediului de lucru și atingerea obiectivelor.

Gestionarea administrativă este esențială pentru organizație, deoarece constituie baza pe care vor fi executate sarcinile grupului, formând și o rețea orientată spre atingerea obiectivelor de afaceri.

funcții

Realizarea proceselor de management

Procesele de gestiune trebuie să fie efectuate în mod corespunzător, astfel încât performanța eficientă a fiecărei funcții administrative să fie realizată.

Acestea trebuie să includă planificarea, organizarea, direcția și controlul, toate bazate pe îndeplinirea obiectivelor.

Închirierea de personal

Se referă la selecția, formarea, plasarea și remunerarea personalului. Realizarea obiectivelor organizației depinde de capacitatea de a conta pe personalul corespunzător, motiv pentru care trebuie menținut interesul de a acoperi nevoile angajaților și, în același timp, de a fi loiali organizației.

Protejarea activelor

Activele unei organizații trebuie să fie protejate împotriva folosirii greșite, a pierderii sau a daunelor provocate de furt, foc sau orice alt mijloc.

Din acest motiv, este necesar să se păstreze o evidență adecvată pentru fiecare tip de activ, făcând personalul responsabil pentru utilizarea și păstrarea corectă a acestuia.

Relații publice

Una dintre funcțiile importante ale managementului administrativ este înființarea și întreținerea diferitelor linii de comunicare între organizație și publicul afiliat (clienți, acționari, angajați, furnizori, consumatori).

Stabilirea secvențelor de lucru

Pentru o performanță stabilă și fără întreruperi ale activității administrative, trebuie dezvoltate sisteme și proceduri de rutine definite. Aceasta este motivată de caracterul de interdependență și de interdependența dintre sarcinile specifice fiecărui departament.

Achiziționarea de mijloace fixe

În fiecare departament există nevoia de mijloace fixe adecvate pentru a avea o performanță eficientă și economică a activității desfășurate acolo. Prin urmare, trebuie să se respecte o procedură standard în selectarea și achiziționarea fiecărui tip de activ fix.

Un aspect important este realizarea unei detectări și evaluări a nevoii reale a bunului, evitându-se astfel cheltuielile inutile care au un impact asupra finanțelor companiei.

Proiectarea și controlul formularelor

Dat fiind faptul că activitatea administrativă are caracteristici particulare, formele utilizate trebuie să fie concepute astfel încât să furnizeze informațiile necesare într-o manieră adecvată.

Datoria administrației este aceea de a elabora aceste forme și de a încerca să standardizeze utilizarea acestora, pentru a reduce costurile.

Achiziționați papetărie și consumabile de birou

Aceste articole trebuie să acopere nevoile utilizatorilor, deoarece acestea vor afecta executarea sistematică și rapidă a muncii efectuate.

Prin urmare, este important să se asigure standardizarea, selectarea și achiziționarea acestor intrări, precum și distribuirea acestora către alte departamente, atunci când este necesar

Procesele de administrare administrativă

planificare

Planificarea reprezintă piatra de temelie a acestui proces, deoarece aceasta va conduce la acțiuni ulterioare de urmat. Pentru a realiza un proces eficient este necesar să se ia în considerare următoarele:

- Au obiective clare.

- Studiați mediul în care se vor desfășura lucrările.

- Identificarea și atribuirea sarcinilor care vor contribui la realizarea obiectivelor.

- Efectuați un plan cuprinzător de realizări, subliniind elementele creative care contribuie la realizarea eficientă a lucrărilor.

- Determinarea politicilor, metodelor și procedurilor necesare pentru realizarea lucrării.

- Creați sisteme de alertă care să permită anticiparea acțiunilor în fața unor probleme viitoare.

- Actualizați permanent planurile, luând în considerare rezultatele controalelor exercitate asupra acestora.

organizație

Pentru a obține succesul, toate resursele umane, financiare și materiale care sunt legate de activitatea care trebuie realizată trebuie să fie coordonate.

Aceasta implică stabilirea unui set de reguli și atribuții de sarcini care trebuie urmate riguros de persoanele implicate. Unele dintre aceste activități sunt:

- Împărțiți lucrarea în funcție de unitățile de operare.

- Sarcini de grup pe locuri de muncă.

- Structurarea unităților de operare cu criterii de administrabilitate și afinitate a lucrării.

- Selectați personalul care posedă competențele necesare pentru o anumită funcție.

- Stabilirea ajustărilor în activitățile desfășurate, pe baza rezultatelor controlului aceluiași spectacol.

Direcție sau execuție

Pentru a se conforma strategiilor planificate și organizate, este necesar să se ia acțiunile care le inițiază și să le acorde continuitate.

Printre aceste măsuri se află direcționarea activității și promovarea dezvoltării angajatului în muncă și personal, astfel încât această motivație să fie transpusă în realizarea eficientă a obiectivului. Aceste strategii pot fi:

- Ghidați și încurajați grupul să atingă obiectivul.

- Stabilirea unei comunicări directe, deschise și transparente cu fiecare dintre cei implicați, direct sau indirect, la locul de muncă.

- Dezvoltarea potențialului fiecărui membru.

- Crearea de stimulente pentru angajații care excelează în anumite criterii prestabilite, cum ar fi creativitatea, viteza de finalizare, printre altele.

- Stabilirea unor mecanisme pentru evaluarea constantă a procesului de executare, în vederea remedierii acțiunilor, dacă este necesar.

control

Este important să se implementeze strategii pentru a se verifica dacă ceea ce este planificat, organizat și executat progresează satisfăcător și eficient în vederea atingerii obiectivului.

Aceasta va permite deciziile de a înlocui activitățile sau de a reorienta procesul, ceea ce va permite optimizarea acestuia. Acestea ar putea fi unele dintre acțiunile care trebuie urmate:

- Stabilirea comparațiilor rezultatelor cu planurile generale ale companiei.

- Evaluați produsul muncii, pe baza standardelor de performanță ale acestuia.

- Faceți publice mijloacele care trebuie utilizate în măsurători.

- Să comunice sugestiile personalului responsabil pentru a putea corecta acțiunile necesare.