Secretar executiv: profil, competențe și funcții necesare

Secretarul executiv este un loc de muncă sau o profesie care servește pentru a oferi un sprijin maxim angajaților de rang înalt într-o companie sau organizație. El va fi cel care va organiza și va menține programul directorilor și va ajuta să realizeze o mare varietate de sarcini administrative.

Obiectivul este de a contribui la eficiența globală a afacerii, asigurându-se că toate sarcinile administrative care îi sunt atribuite vor fi îndeplinite în timp util și eficient. Un secretar este persoana care oferă sprijin administrativ. Aceștia pot efectua sarcini, cum ar fi scrierea și depunerea, răspunderea la telefon și transmiterea mesajelor.

Pe de altă parte, secretarul executiv sau asistentul administrativ efectuează, de asemenea, unele dintre aceste activități, împreună cu coordonarea birourilor, cercetarea produselor, interacțiunea cu furnizorii, comandarea produselor și crearea unei baze de date .

În mod normal, secretarii executivi primesc salarii mai mari decât secretarii, deoarece îndeplinesc funcții de nivel înalt și accelerează productivitatea biroului.

Profil necesar

- Diplomă în administrarea afacerilor sau în domenii conexe.

- Experiență dovedită ca secretar executiv sau un rol administrativ similar.

- Trebuie să fie competent în gestionarea Microsoft-Office într-un mod integru și în software-ul «back-office», de exemplu, sistemele ERP.

- cunoașterea aprofundată a administrării birourilor și procedurilor de contabilitate de bază, precum și a vocabularului tehnic relevant care este gestionat în industrie.

- Familiarizarea cu metodele de bază de investigare și cu tehnicile de prezentare a rapoartelor.

- Excelente abilități organizaționale și de management al timpului.

- Abilități excelente de comunicare și negociere.

- Integritate și confidențialitate.

Secretarii executivi trebuie să fie profesioniști rapizi, cu o mare capacitate de gestionare a timpului și abilități de multitasking. Datorită diligenței și competenței lor în activitatea lor, directorii se pot concentra pe responsabilitățile lor manageriale fără a-și face griji în privința altor sarcini.

Mulți manageri se bazează foarte mult pe secretarul executiv pentru a-și coordona sarcinile de zi cu zi și pentru a le menține pe ordinea de zi. Se cere multă tact și asertivitate ca gardieni ai timpului managerului.

Competențele necesare

Secretarii executivi trebuie să fie eficienți în ceea ce privește abilitățile de bază, cum ar fi scris, gramatică, ortografie și punctuație, și să aibă experiență folosind echipamente de birou și aplicații software comune, cum ar fi procesarea de text, foi de calcul și grafică.

De asemenea, trebuie să aibă abilități excelente pentru a gestiona timpul și capacitatea de a răspunde în mod eficient diferitelor responsabilități.

Pe de altă parte, un secretar executiv are nevoie și de alte calități, cum ar fi o bună judecată, diplomație, discreție și abilitatea de a rezolva probleme în mod autonom.

Ei au nevoie de abilități puternice de comunicare pentru a interacționa cu publicul, pentru a scrie rapoarte și pentru a revizui publicațiile.

Ascultă activ

Trebuie să știu să acorde o atenție maximă ceea ce spun ceilalți oameni, luând timpul să înțeleagă punctele care se fac, să pună întrebări în mod corespunzător și să nu întrerupă în momente neadecvate.

Citirea înțelegerii

Înțelegerea completă a propozițiilor și paragrafelor scrise în documentele legate de muncă.

Gestionarea timpului

Aflați cum să gestionați în mod eficient atât timpul propriu, cât și timpul celorlalți.

Știind cum să vorbești

Vorbiți clar cu alte persoane pentru a putea transmite eficient informațiile.

scris

Au o comunicare eficientă în scris, în funcție de ceea ce este cel mai potrivit pentru nevoile publicului.

Gândirea critică

Utilizarea logicii și a raționamentului pentru a putea identifica punctele tari și punctele slabe ale soluțiilor alternative, ale concluziilor sau abordărilor la problemele care apar.

Învățare proactivă

Înțelegerea implicațiilor noilor informații pentru rezolvarea problemelor și luarea deciziilor actuale și viitoare.

coordonare

Ajustarea acțiunilor în legătură cu acțiunile altora.

recenzie

Revizuirea și evaluarea performanței sale, a altor persoane sau organizații, pentru a îmbunătăți sau a lua măsuri corective.

funcții

Un secretar executiv poate fi responsabil pentru banii mici și contabilitate, dar ar putea, de asemenea, să gestioneze un buget. Puteți publica articole pe un site web, deși puteți proiecta și gestiona și site-ul web.

Puteți efectua introducerea datelor într-o foaie de calcul pe care ați proiectat-o ​​și ați utilizat pentru funcțiile de raportare.

Un secretar executiv poate supraveghea personalul administrativ. El raportează frecvent direct directorului executiv și poate susține unul sau mai mulți directori executivi.

responsabilități

Atenție față de directori

- Menținerea agendei directorilor și sprijinirea planificării numirilor, ședințelor de consiliu, conferințelor etc.

- Participați la întâlniri pentru a face minute și minute, apoi compilați, transcrieți și distribuiți.

- Asigurați-toate aranjamentele de călătorie pentru directorii: achiziționarea trecerii, rezervarea hotelului, livrarea cheltuielilor de călătorie, gestionarea și revizuirea documentației relevante etc.

- Efectuarea investigațiilor mandatate, colectarea datelor și pregătirea documentelor sau rapoartelor pentru examinare și prezentare de către directori, comitete și consilii de directori, astfel cum au fost desemnate.

- Utilizați documente confidențiale, asigurându-vă că acestea rămân în siguranță și în siguranță.

Interacțiune internă și externă

- Primirea și filtrarea apelurilor telefonice, redirecționarea acestora către persoana potrivită, după caz.

- gestionați, prioritizați și distribuiți toate corespondența de intrare sau ieșire (e-mail, scrisori, faxuri, pachete etc.), citiți și analizați memorandumurile, prezentările și rapoartele primite pentru a le determina importanța și a planifica distribuirea lor.

- Pregătiți răspunsuri la corespondența care conține întrebări de rutină.

- Să supravegheze utilizarea de materiale de birou și să negocieze termenii cu furnizorii pentru a se asigura că ordinele sunt mai profitabile.

- Faceți întâlniri cu persoane fizice, grupuri de interese speciale și altele, în numele directorilor, comitetelor și consiliilor de administrație.

- Să primească vizitatori și să determine dacă ar trebui să li se acorde acces la anumite persoane.

Suport administrativ

- Păstrați arhivările electronice și pe hârtie, asigurându-vă că informațiile sunt organizate și ușor accesibile pentru recuperarea rapidă.

- Pregătirea facturilor, rapoartelor, scrisorilor, situațiilor financiare și a altor documente, utilizând software-ul de procesare a textului, foi de calcul, baze de date și / sau prezentări, furnizând asistența corespunzătoare în contabilitate.

- Efectuați sarcini generale de birou, cum ar fi menținerea sistemelor administrative și îndeplinirea sarcinilor contabile de bază.

- Coordonează și dirijează serviciile biroului, cum ar fi înregistrările și pregătirea bugetului, pentru a ajuta directorii.

- Stabilirea și supravegherea politicilor și procedurilor administrative, atât pentru angajații birourilor, cât și pentru organizație.

- Revizuirea practicilor și procedurilor operaționale pentru a determina dacă pot fi făcute îmbunătățiri în domenii cum ar fi fluxul de lucru, procedurile de raportare sau cheltuielile.

- Supervizarea și instruirea altor personal administrativ.