Cheltuieli de administrare: ce este, cum să le calculați și exemple

Cheltuielile administrative sunt cheltuielile unei organizații, care nu au o legătură directă cu o anumită funcție, cum ar fi vânzările sau producția. Aceste cheltuieli sunt legate de compania în ansamblu, în loc să fie cu un anumit departament. Cheltuielile pentru serviciile generale, cum ar fi contabilitatea și salariile conducerii superioare, sunt exemple de cheltuieli administrative.

În contabilitate, cheltuielile administrative reprezintă cheltuielile necesare pentru gestionarea afacerii și pentru menținerea operațiunilor zilnice ale unei companii, deși aceste cheltuieli nu pot fi atribuite direct fabricării produselor.

Urmărirea acestor cheltuieli vă poate ajuta să faceți previziuni financiare, să solicitați deduceri fiscale și să determinați când este timpul să angajați noi angajați.

Cheltuielile administrative includ, în general, cheltuieli care oferă un avantaj pentru societate. Beneficiile acestor cheltuieli depășesc liniile departamentale, ceea ce face posibil ca diferitele funcții necesare să fie îndeplinite cu succes.

Care sunt cheltuielile administrative?

Cheltuielile administrative sunt taxe necesare pentru funcționarea esențială a unei organizații. Aceste cheltuieli sunt transcendente pentru ca o companie să aibă succes, deoarece acestea sunt suportate pentru a crește eficiența companiei.

Corporațiile care au o administrație centralizată tind să aibă cheltuieli administrative mai mari. Descentralizarea și delegarea anumitor funcții către filiale pot reduce semnificativ cheltuielile de supraveghere administrativă.

Cheltuielile de administrare sunt de obicei fixate prin natura lor, afectând baza operațiunilor de afaceri. Aceste cheltuieli ar exista independent de nivelul vânzărilor produse. Prin urmare, deoarece acestea sunt cheltuieli fixe, acestea sunt adesea dificil de redus.

Cheltuielile administrative nu sunt incluse în costul mărfurilor vândute și nu sunt stocuri. Nici nu fac parte din cercetare și dezvoltare.

clasificare

Cheltuielile de administrare sunt adesea adăugate la costurile generale. Aceste două clasificări ale cheltuielilor reprezintă cheltuielile neoperative ale unei companii.

Acest grup major de cheltuieli este adesea comparat cu cheltuielile de funcționare, care includ costul mărfii vândute.

Cheltuielile administrative sunt înregistrate în contul de profit și pierdere, sub costul mărfii vândute.

Stimularea reducerii

Datorită faptului că costurile de administrare pot fi eliminate fără a sacrifica orice cantitate de produs vândut, acestea sunt de obicei primele cheltuieli luate în considerare pentru a face reduceri bugetare.

Există o mare motivație din partea conducerii de a menține cheltuielile administrative scăzute în comparație cu alte cheltuieli. Acest lucru se datorează faptului că o companie poate utiliza pârghie mai în siguranță dacă are mai puține costuri administrative.

Cu toate acestea, deoarece aceste cheltuieli sunt în general fixe, există o capacitate limitată de reducere a acestora.

Cum să le calculezi?

Toate înregistrările contabile din registrul general trebuie colectate. Cartea generală este cartea în care sunt înregistrate toate tranzacțiile financiare care apar în cadrul afacerii. O listă a tuturor cheltuielilor este făcută și revizuită pentru a confirma că acestea sunt corecte.

Cheltuielile sunt clasificate în trei categorii: costul mărfii vândute, care include cheltuielile legate de producția de bunuri și servicii; cheltuielile financiare și de vânzare, rezultate din investiții; și cheltuielile care includ cheltuielile de administrare.

Toate cheltuielile administrative sunt separate de celelalte cheltuieli de funcționare. Unele dintre cheltuielile de administrare pot fi: cheltuieli de salarizare, cheltuieli de închiriere, reparații, cheltuieli de asigurare și costuri de operare în birouri.

Se adaugă toate cheltuielile administrative suportate în cadrul afacerii. Asigurați-vă că adăugați toate cheltuielile incluse în această categorie. Aceasta va da suma totală pe care compania a cheltuit-o pentru cheltuielile aferente categoriei cheltuielilor administrative.

Contabilitatea cheltuielilor administrative

În situațiile financiare, societățile înregistrează, de obicei, cheltuielile administrative în perioada contabilă în care au fost suportate cheltuielile, și nu în perioada în care au fost plătite.

Deoarece multe cheltuieli administrative nu sunt achiziții, ci plăți recurente, situații bancare sau chitanțe de plată ar putea fi necesare pentru a le urmări.

În situațiile de venit, costul mărfii vândute se calculează în partea superioară și se scade din totalul vânzărilor ca parte a calculului profitului brut.

Celelalte cheltuieli enumerate mai jos sunt profituri brute și cheltuieli administrative, cu excepția deprecierii.

Cheltuielile de vânzare și administrare pot fi calculate prin scăderea profitului net și a deprecierii de afaceri a profiturilor totale brute.

O companie poate utiliza indicatorul de cheltuieli de vânzări / cheltuieli administrative pentru a măsura partea din veniturile din vânzări pe care le va aloca pentru a acoperi cheltuielile de administrare.

Exemple de cheltuieli administrative

Cel mai frecvent exemplu de cheltuieli administrative este costul serviciilor publice. Cheltuielile pentru încălzire, răcire, energie și apă sunt clasificate drept cheltuieli administrative. Cheltuielile pentru serviciile de internet, telefonie fixă ​​și mobilă sunt, de asemenea, incluse în aceste cheltuieli.

Cheltuielile de închiriere a spațiului pentru operațiunile comerciale sunt de asemenea un exemplu comun al cheltuielilor de administrare. De exemplu, cheltuielile de închiriere pentru un set de birouri într-o clădire sau pentru o fabrică de producție.

În unele cazuri, s-ar putea argumenta cu succes că cheltuielile de închiriere ale instalației de producție ar trebui alocate costurilor de producție ale mărfurilor.

Asigurările, abonamentele, cheltuielile cu amortizarea echipamentelor și a spațiului utilizat în administrație, servicii publice și materiale de birou pot fi clasificate drept cheltuieli administrative.

Salarii și taxe

Salariile managerilor și managerilor generali, care sunt implicați în multe domenii de activitate diferite. Acesta poate include, de asemenea, remunerația directorilor și salariile managerilor de rang înalt.

Beneficiile și salariile pentru anumiți lucrători, cum ar fi cele din departamentele de resurse umane, contabilitate și tehnologia informației, sunt considerate cheltuieli administrative.

Companiile pot fi, de asemenea, inclinate să includă taxele legale și taxele de consultanță ca cheltuieli de administrare.

De exemplu, o societate publică trebuie să angajeze auditori externi periodici pentru a-și verifica situațiile financiare. În general, o taxă de audit nu este asociată cu un proces de producție. Cu toate acestea, această cheltuială este încă suportată, indiferent dacă societatea produce ceva sau nu.