Comunicare în jos: caracteristici, avantaje, dezavantaje și exemple

Comunicarea în jos, de la conducere la angajați, apare atunci când informațiile și mesajele curg în jos prin lanțul formal de comandă sau structura ierarhică a unei organizații.

Cu alte cuvinte, mesajele și ordinele încep de la cele mai înalte niveluri ale ierarhiei organizaționale și se îndreaptă către nivelurile inferioare. Răspunsurile la comunicațiile descendente merg pe aceeași cale.

Comunicarea de sus în jos este procesul în care conducerea de vârf ajunge la concluzii, care schimbă sau îmbunătățesc locul de muncă sau sistemele de afaceri. Aceste concluzii sunt apoi comunicate angajaților care lucrează pentru atingerea obiectivelor, cu alți angajați sau individual.

Unii manageri de nivel inferior pot furniza informații despre cum să atingă obiectivul final. Cu toate acestea, este posibil ca aceștia să nu aibă autoritatea de a schimba politicile, fără aprobarea celui mai înalt nivel de conducere.

Acest tip de comunicare implică gestionarea unui proiect. Adică managerul deține un control complet asupra delegării sarcinilor, stabilirea calendarului și termenele limită ale proiectului.

caracteristici

Comunicarea downlink este utilă pentru ca managerii să informeze angajații despre viziunea, misiunea, obiectivele, obiectivele, politicile și procedurile organizației.

Acesta poate lua forma comunicării orale: conversație față în față, întâlniri, discursuri, conferințe etc. sau comunicare scrisă: manual, notificări, circulare, știri digitale, avertismente etc.

Comunicarea downlink poate spori utilizarea programelor specifice la locul de muncă, făcând angajații conștienți de disponibilitatea acestora, explicând în mod clar cum să acceseze și să utilizeze serviciile și demonstrând că managementul susține și valorizează aceste programe.

Cu o comunicare descendentă, este de datoria managerului să discute pe deplin punctele tari și punctele slabe ale fiecărui membru al echipei și să delege sarcinile corespunzătoare.

unidirecțională

În timp ce comunicația downlink poate invita uneori un răspuns, este în general unidirecțională, mai degrabă decât reciprocă: comunicatorul de nivel superior nu invită sau așteaptă un răspuns de la destinatarul de nivel inferior.

Diferențele de experiență, de cunoștințe, de niveluri de autoritate și statut pot face foarte probabil ca expeditorul și destinatarul să nu împărtășească aceleași ipoteze sau înțelegeri ale contextului, ceea ce poate face ca mesajele să înțeleagă greșit sau să interpreteze greșit.

Asigurarea că comunicarea în jos este eficientă nu este neapărat o sarcină ușoară.

Crearea unor comunicări clare și lipsite de ambiguitate, menținând un ton respectuos, poate depăși aceste probleme și poate spori eficacitatea.

beneficiu

Toate aspectele trebuie luate în considerare, în special în ce mod o decizie va afecta angajații. Acesta este motivul pentru comunicarea de sus în jos este deosebit de benefică pentru organizațiile cu lideri talentați și cunoștinți.

Disciplina organizațională

Comunicarea descendentă urmează ierarhia organizației. Aceasta înseamnă că disciplina organizațională și respectarea de către membri sunt mult mai ușor de menținut.

eficiență

Comunicarea în jos oferă subordonaților orientările, ordinele, instrucțiunile și explicațiile necesare cu privire la diverse probleme complexe. Aceasta, în cele din urmă, sporește eficiența angajaților.

Oferă eficiență deoarece instrucțiunile și informațiile provin din surse de putere, care pot coordona activitățile din partea de sus a organizației.

Comunicarea eficientă a obiectivelor

Managementul de vârf poate comunica cu ușurință obiectivele și poate atribui responsabilități cu privire la atingerea acestor obiective.

Luarea deciziilor de mai sus permite liderilor să aibă obiective și așteptări clare. De asemenea, îi oferă angajaților mai mult timp să se concentreze asupra sarcinilor de serviciu, decât să participe la întâlniri în care se discută posibilele orientări ale companiei.

Ușor de delegare

Delegarea este mult mai ușoară dacă vine direct din structura verticală de comunicare care reprezintă lanțul de comandă.

Atunci când un lider puternic se află în prim plan, managerii se pot ocupa rapid și eficient. De asemenea, atribuiți sarcinile echipelor sau angajaților și stabiliți termene solide.

dezavantaje

Numai directorii executivi care iau decizii, concluziile lor pot fi considerați lipsiți de creativitate și în detrimentul performanței globale.

denaturare

Conexiunile downlink pot deveni distorsionate în timp ce se deplasează prin mai multe nivele ale organizației.

Feedback lent

Este nevoie de timp pentru ca mesajele să coboare în întreaga organizație și apoi să treacă prin organizație, apoi să se întoarcă înapoi. Aceasta înseamnă că feedback-ul poate fi lent, ducând la probleme, mai ales într-un mediu dinamic.

Probleme interpretative

Comunicarea downlink prezintă probleme de interpretare datorită efectului de distorsiune și feedback-ului lent pentru clarificarea mesajului.

Deteriorarea relației

Având o mare dependență de comunicarea descendentă, se deteriorează relația de gestionare a lucrătorilor. Acest lucru se datorează faptului că nu oferă o comunicare directă între ei.

Reduce motivația

Având în vedere timpul de comunicare și problema cu mesaje distorsionate, comunicarea descendentă poate avea un impact negativ asupra motivației organizaționale.

Atunci când este utilizat corect, comunicarea prin downlink poate ajuta la stabilirea unei viziuni clare pentru managementul companiei. Dar poate fi ușor văzută ca fiind șef sau dictator.

În mod deosebit, cu un lider slab, angajații pot deveni resentimente și pot contesta decizii unilaterale. Prin urmare, comunicarea descendentă nu este cel mai bun lucru pentru companiile care încearcă să implementeze eficient schimbarea.

Exemple

Exemple de comunicare descendentă includ explicarea misiunii și a strategiei unei organizații sau explicarea viziunii organizaționale. Comunicarea eficientă în jos oferă angajaților o înțelegere clară a mesajului pe care l-au primit.

Indiferent dacă informativă sau persuasivă, comunicarea eficientă descendentă determină destinatarii să acționeze sau să se comporte conform așteptărilor comunicatorilor.

La locul de muncă, orientarea managerilor către angajați este cea mai elementară formă de comunicare descendentă. Acestea pot fi manuale scrise, instrucțiuni, note, politici sau prezentări orale.

Un alt exemplu de comunicare descendentă este un consiliu de administrație care instruiește conducerea să ia o acțiune specifică.

organizații

Majoritatea organizațiilor operează cu un anumit tip de comunicare în jos. Unele exemple bine cunoscute sunt organizația Trump, Helmsley Hotels și Martha Stewart Living.

Aceste companii sunt exemple bune, deoarece au fost conduse de trei persoane puternice și cunoștințe care au reușit să ia toate deciziile cu privire la direcția companiei.

Companiile din industriile puternic reglementate au, de asemenea, o probabilitate mai mare de a utiliza comunicarea în jos, cum ar fi băncile și instituțiile financiare.