Cum este organigrama unui hotel? (și funcțiile sale)

Organigrama unui hotel reprezintă lucrările pe care un hotel trebuie să le îndeplinească procesele de lucru, misiunea, viziunea și valorile.

Fiecare hotel, fie că este mic, mediu sau mare, are nevoie de o structură organizatorică pentru a-și desfășura activitatea zilnică. Acesta este folosit pentru a ajuta la împărțirea sarcinilor, a specifica munca pentru fiecare departament și a delega autoritatea în cadrul și între departamente.

Schema de organizare de mai sus este caracteristică unui hotel de 5 stele, deși un hotel de 4 stele poate avea același număr de apartamente sau mai mult. Numărul de stele poate să coboare sau să urce independent la numărul de departamente.

De exemplu, hotelul «NY King» ar putea să păstreze toate apartamentele și să urce de la 4 la 5 stele. Sau invers; coborâți de la 5 la 4 stele și întrețineți toate departamentele.

Numărul de apartamente va varia în funcție de serviciile oferite de hotel. Poate un hotel de lux de 5 stele - are servicii turistice pentru clienti, sala de gimnastica, piscina, terenuri de tenis, SPA, discoteca ... Un alt hotel de dimensiuni mai mici nu va avea aceste servicii suplimentare si prin urmare nu va avea nevoie de atat de multi angajati, departamente.

Cele mai comune poziții de top din hotel sunt: ​​directorul, directorul de marketing, directorul contabil, directorul de personal, directorul de inginerie, directorul de achiziții, directorul de cameră și managerul de restaurant.

Din aceste poziții se generează altele care sunt inferioare, dar nu mai puțin importante pentru a îndeplini funcția principală a hotelului; cazarea oaspeților care oferă cea mai înaltă calitate posibilă, în funcție de numărul de stele ale fiecărui hotel.

Cine este responsabil pentru organizarea unui hotel?

În mod normal, managerul organigramei într-o companie este directorul Resurselor Umane.

Pe lângă schema de organizare, va trebui să aveți locuri de muncă bine definite în "descrierea postului", astfel încât funcțiile fiecărui angajat să fie bine definite. Acest lucru va fi esențial pentru angajarea de noi angajați și pentru fiecare angajat să știe ce să facă.

Pe de altă parte, există hoteluri care au externalizate funcțiile HR, în special hoteluri mai mici, care nu fac parte din lanțurile hoteliere.

Lucrări comune într-un hotel și funcțiile sale

1 Director General / Manager Hotel

Este cea mai mare responsabilitate:

• Acesta este responsabil pentru administrarea, controlul și dezvoltarea hotelului, verificând că toate celelalte zone departamentale funcționează în cel mai bun mod posibil.
• Acesta definește politicile companiei și obiectivele care trebuie îndeplinite.
• Verificați că fiecare departament îndeplinește obiectivele stabilite, asigurând o calitate excelentă a serviciilor.
• Gestionează gestionarea resurselor umane, marketing, securitate, calitate și coordonare toate aspectele necesare pentru buna funcționare a hotelului.

2 - Manager de vânzări

Pe lângă completarea celorlalte departamente principale, funcția sa principală este de a se angaja în vânzări și publicitate:

• Găsiți clienți
• Prezentați companiei.
• Oferiți serviciile.
• Încheierea de tranzacții cu clienții.
• Dezvoltați strategii de publicitate.
• Promovarea serviciilor hoteliere.
• Căutați potențiali clienți.
• Raportați rezultatele vânzărilor către departamentul contabil și financiar.

Asistent vânzări

Obiectivul principal al acestei poziții este de a susține activitatea superiorului, directorului și / sau directorului de vânzări, de a controla, clasifica și ordona vânzările efectuate, precum și colectarea facturilor pentru a se desfășura procesul corespunzător în ordinea administrativă.

Departamentul de cameră este cel care se ocupă de captarea cererilor de rezervare și de serviciul pentru clienți în acest scop, precum și controlul cecurilor și plăților acestora.

Ar trebui să supravegheați, de asemenea, că încăperile sunt curate, lucrând în strânsă coordonare cu recepționerii și cu menajerii.

Ei au sarcina de a determina disponibilitatea camerelor și de a lua și de a confirma rezervările.

Supraveghetorul sau managerul rezervărilor este responsabil de conducerea bunei performanțe a departamentului, iar agenții de rezervare îndeplinesc funcțiile de participare la rezervări prin toate mijloacele care ajung (mijloace de comunicare, rezervări de grup, turnee on-line, operatori, etc), gestionați banii proveniți din depozitele corespunzătoare și garantați rezervările făcute.

Manager de vânzări

Este unul dintre cele mai importante locuri de muncă, deoarece este responsabil pentru un portofoliu de vânzători care ar trebui să-și spună ce să facă.

El este responsabil pentru ceea ce fac fiecare dintre angajații săi, trebuie să cunoască mișcarea tuturor conturilor și, dacă există vreo problemă cu ei, trebuie să-și asume responsabilitatea.

Trebuie să furnizați un index detaliat al declarațiilor de conturi, să vă inițiați să obțineți conturi importante pentru compania dvs.

Succesul sau eșecul companiei depinde de ele, este o poziție foarte complexă care necesită un nivel extrem de angajament și responsabilitate.

3 - Manager servicii

Este responsabil pentru supravegherea departamentului de servicii:

• Controlează costurile
• Obțineți o clientelă loială
• Promovarea bunelor relații între angajați.
• Rezolvați îndoielile și preocupările legate de serviciile tuturor clienților.
• Îndeplinirea obiectivelor de vânzări
• Stabiliți un exemplu prin îndeplinirea standardelor etice.
• Asigurarea faptului că se oferă un nivel ridicat de calitate și că afacerea este profitabilă.

Administrație și finanțe

Este o poziție importantă pentru că aveți control asupra problemelor administrative, trebuie să fiți de acord cu directorul general despre modul în care vor fi distribuite chestiunile și să vă informeze despre diferitele etape și evenimente legate de acestea.

Trebuie să gestionați resursele financiare, bugetele, cheltuielile, cheltuielile și investițiile în colaborare cu direcțiile și unitățile companiei.

Supraveghează gestionarea resurselor financiare, coordonează încrederea reglementată de guvern, supraveghează procesele legate de administrarea personalului.

Înregistrează și întreține furnizarea și achiziția de servicii materiale, patrimoniale și generale ale societății.

Strategii de afaceri

După cum spune și numele său, este responsabil pentru crearea de strategii și planuri de a se alătura noilor piețe și de a întări punctele forte ale companiei, precum și de a îmbunătăți experiența și cunoștințele fiecărui membru al asociației sau organizației.

Funcția sa principală se concentrează asupra responsabilității directe asupra activităților de vânzări ale companiei, managementului de marketing, promovării și distribuției, planificării vânzărilor, organizării diferitelor distribuții.

Atribuirea obiectivelor de a respecta vânzările în funcție de produse și zone, crearea de planuri strategice pentru îmbunătățirea succesului companiei, studierea clienților și a locațiilor care ar putea fi mai potrivite pentru promovare.

El promovează un mediu de lucru în echipă care promovează spiritul de vânzări al personalului responsabil.

Analizați posibilele cauze ale problemelor și plângerilor clienților.

Proiectați politici pentru a stabili prețurile și condițiile de vânzare.

Creați planuri pentru a mări progresul de formare al oamenilor din departamentul dvs.

Acesta este responsabil pentru primirea, filtrarea și distribuirea diferitelor proceduri și îmbunătățiri în ceea ce privește calitatea serviciilor.

Comptroller și contabilitate

Departamentul responsabil pentru analiza și controlul operațiunilor financiare și contabile.

De asemenea, este implicată în pregătirea bugetelor anuale, previziuni privind veniturile, situații financiare, întocmirea de rapoarte privind situația financiară, audituri de către biroul de control al inspectorilor etc.

cumpărături

Este o pozitie foarte importanta pentru buna desfasurare a activitatii in companie deoarece acestea sunt responsabile de lanțul de aprovizionare si cumpara toate bunurile necesare pentru ca aceasta sa functioneze eficient.

Pot fi achiziții pentru utilizarea societății în ceea ce privește revânzarea și / sau materia primă pentru producerea propriilor produse.

Această poziție include și achiziționarea de servicii legate de transport sau marketing.

Ei se ocupă de utilizarea informațiilor și a sistemelor informatice pentru conducerea organizației.

Ei planifică și direcționează toate activitățile legate de informatică și tehnologie în compania pentru care lucrează.

Determinați obiectivele de afaceri pentru proiectarea planurilor de atingere a obiectivelor stabilite anterior.

4- Asistent manager

El este responsabil de îndeplinirea tuturor sarcinilor managerului atunci când acesta din urmă este absent.

În general, el nu ia decizii importante fără să se consulte în prealabil cu managerul, dar are o decizie cu privire la aspectele obișnuite și comune care pot apărea în dezvoltarea normală a hotelului.

El trebuie să fie instruit cu toate informațiile și cunoștințele necesare pentru a-și asuma o poziție atât de importantă, să cunoască toate funcțiile, personalul, sarcinile sale, înlocuirile etc.

În plus, cunoașterea reglementărilor legale este ceva ce nu poate lipsi pentru a evita intrarea în dificultate a legii.

Trebuie să rezolvați repede și să aveți un plan B pentru totul în cazul în care lucrurile nu merg conform așteptărilor.

Managerul diviziei trimestriale

Misiunea dvs. este de a planifica, de a supraveghea și de a controla dacă fiecare politică de operare aferentă zonei dvs. se desfășoară:

• Planificați și supravegheați funcționarea grupurilor și convențiilor.
• Analizați statisticile lunare.
• Stabiliți standarde și norme pentru furnizarea de servicii în zona dvs.
• Primiți reclamații legate de zona dvs.
• Coordonează cu șeful de întreținere performanța corespunzătoare a activității lor.

Șeful recepției

Organizarea și controlul sarcinilor departamentului de recepție:

• Ea pregătește programul personalului responsabil.
• Gestionați reclamațiile.
• Acesta comunică cu celelalte departamente, dacă este necesar.
• Ei au grijă de client și rezolvă orice îndoială sau îngrijorare.
• El este responsabilul principal al contactului cu clientul.

gospodină

Acest departament are cel mai mare număr de angajați responsabili de întregul hotel și este responsabil, în principal, pentru curățarea întregii unități: atât zonele comune ale hotelului, cât și coridoarele, birourile, camerele etc.

Această poziție este extrem de importantă, deoarece curățenia este scrisoarea de prezentare a unui hotel, depinde în mare măsură de succes sau de eșec.

Ar trebui să primească instruire, angajații ar trebui să fie prietenoși și să transmită căldura oaspeților.

Manager de alimente și băuturi

Acesta este responsabil pentru supravegherea pregătirii și decorării fiecărei mâncăruri și băuturi pregătite în zona de bucătărie a hotelului, urmând rețetele și standardele stabilite anterior de hotel.

Asigurarea dezvoltării corecte a funcțiilor altor angajați, manevrarea bunurilor, evitarea risipei materiale, pregătirea meniului, supravegherea zonei deserturilor, băuturile lichide, inventarul general etc.

Trebuie să facă achizițiile necesare și să controleze depozitele.

Fiți în controlul întregului personal aflat sub comanda dvs.

Căpitan de atenție pentru public

Responsabil de managerul de funcționare corectă a serviciilor oferite de restaurant sau cantină.

• Primiți clientul.
• Îl însoțește la masă.
• Obțineți sugestii
• Focul în casă.
• Verificați că toți își fac slujba.
• Verificați consumabilele.
• Asistați chelneri, dacă este necesar.

Ea este responsabilă pentru controlul personalului, crearea meniurilor, monitorizarea utilizării raționale a materiilor prime și a altor bunuri, controlul producției și calității vaselor, determinarea programelor de lucru ale altor lucrători aflați în grija lor.

Manager general de servicii

El se ocupă de elaborarea unui program anual de întreținere și prevenire a mașinilor și echipamentelor.

Luați toate măsurile necesare pentru a menține și îmbunătăți condițiile arhitecturale ale proprietății.

Administrarea serviciilor de bază, sprijinirea zonelor care o integrează, protejarea securității proprietății și a ocupanților săi, funcționarea comisiei de siguranță și igienă.

Manager de întreținere

• Trebuie să rezolve toate problemele care apar în timp record, astfel încât producția să nu fie întreruptă.
• Trebuie să organizați și să coordonați comenzile de întreținere pentru toți angajații aflați în sarcina dvs.
• Coordonează livrarea și primirea materialelor necesare pentru efectuarea lucrărilor de întreținere.
• Verificați ordinea și calitatea lucrărilor efectuate.
• Autorizați îndepărtarea materialelor stocate în depozit.
• Dacă este necesar, furnizați instruire privind echipamentele, materialele și instrumentele prezente în instalații.

Șeful securității

Este responsabil pentru prevenirea riscurilor profesionale.

• Analizați posibilele situații de risc.
• Elaborați planuri de securitate.
• Inspectați echipa.
• Supraveghează sistemele.
• Asigură siguranța clienților și a angajaților.
• Pregătește rapoarte cu privire la tot ceea ce sa făcut și ce sa întâmplat.
• Controlul parcării

Șef de grădinărit

Responsabil de tot ce are legătură cu grădina și întreținerea acesteia.

Director administrativ

Funcția sa este de a planifica și direcționa conducerea administrativă a companiei.

• Gestionați relațiile cu furnizorii.
• Controlul disciplinar al personalului.
• Creați strategii de producție etc.

Șeful resurselor umane

El este responsabil pentru tot ceea ce privește controlul resurselor umane și lucrează în contact direct cu conducerea generală și cu alți manageri.

• Trebuie să mențineți un mediu de lucru favorabil.
• Organizați subsistemele HR
• Medierea conflictelor dintre angajați.
• Asigurați-vă bunăstarea relațiilor dintre angajați și companii.

Manager de depozit

Controlează intrările și ieșirile din toate materialele, echipamentele, produsele, instrumentele și, în general, toate proprietățile deținute de companie.

De asemenea, efectuează audituri și inventare pentru un control corect și eficient.

Asistent contabil

Sarcinile lor sunt legate de sarcini contabile, printre unele dintre numeroasele sale funcții găsim:

• Gestiunea stocurilor
• Plata serviciilor.
• Declarații fiscale.

Asistent administrativ

Principalele sale funcții sunt:

• Corespondența proceselor, primirea documentelor, preluarea apelurilor, vizitarea, arhivarea documentelor, procesarea fișierelor, actualizarea agendei etc.

O altă schemă este: