Protocolul de afaceri: caracteristici, ce este pentru, exemple
Protocolul de afaceri este un set de standarde sociale și formale adoptate de o companie pentru a respecta normele. Funcția sa este de a stabili reguli de conduită și limite care să guverneze acțiunile tuturor membrilor companiei.
Acest organism normativ, inclus în mod normal într-un manual sau document, reglementează în general comportamentul intern și extern al companiei. Este un cod de conduită stabilit în cultura organizațională a companiei.
Protocolul de afaceri stabilește regulile de coexistență între diferitele niveluri de activitate ale companiei și criteriile de comunicare care trebuie să prevaleze în afara acesteia.
Protocoalele de afaceri respectă regulile și pașii care trebuie urmați pentru planificarea, dezvoltarea și controlul acțiunilor executate de o companie. Aceste reguli pot include reguli stabilite de stat.
Un exemplu de protocol de afaceri este modul în care un secretar răspunde la un apel telefonic în mod cordial. De asemenea, tratamentul respectuos al șoferului unei companii de transport în timp ce ia un pasager către aeroport.
Caracteristicile protocolului de afaceri
Înainte de a menționa caracteristicile protocolului de afaceri, originea termenului trebuie indicată în mod clar pentru a defini mai bine conținutul acestuia.
Protocolul provine din protos latin, al cărui înțeles este "ceea ce se întâmplă înainte de ceva" și " kollos " care se referă la acțiunea de a adera sau a lipi ceva.
Dicționarul Academiei Regale a limbii spaniole, într-unul din sensurile sale, îl definește ca un " set de reguli stabilite prin regulă sau obicei pentru ceremonii și acte oficiale sau solemne".
Un protocol este o descriere a standardelor de comportament care trebuie urmate într-o companie sau instituție. Descrie instrucțiunile și procedurile de comportament pentru a efectua o acțiune sau într-o anumită situație.
Protocolul de afaceri trebuie să transmită clienților esența companiei, motiv pentru care face parte din filosofia și imaginea sa. Există diferite tipuri de protocol: afaceri, religioase, oficiale, sportive, sociale etc.
Caracteristicile unui bun protocol de afaceri sunt
1 - Nu este reglementată de lege, ci este strict conformă în cadrul companiei de către membrii săi.
2 - Este practic, deoarece reglementează situațiile obișnuite care apar în companie. În acest fel este evitată faptul că este un document banal fără respectarea muncii.
3 - Este accesibil tuturor membrilor organizației, deoarece stabilește orientări de comportament pentru fiecare situație de lucru.
4 - Este de înțeles, pentru că trebuie scris în limbaj clar, astfel încât toți angajații companiei să asimileze și să respecte fără scuză.
5. Este flexibil, în principiu, deoarece regulile stabilite trebuie adaptate fiecărei situații a companiei, chiar și în perioadele de criză. Dar și pentru că ele pot varia în timp și se pot adapta schimbărilor.
Pentru ce este protocolul de afaceri?
Stabiliți reguli de conduită
Stabilirea liniilor directoare de comportament în cadrul unei companii într-un manual al protocolului servește la reglarea comportamentului membrilor săi și creează cultura organizațională.
Fără un protocol, relațiile de muncă și comunicarea dintre companie și clienți ar fi haos total. Nu ar fi respectat ierarhiile și absența unui cod de comportament ar duce la o lipsă de respect constant și la confruntări interne.
Ordinea ierarhică fără un protocol de afaceri nu a putut fi îndeplinită, modificând structura organizațională a companiei.
Ghid pentru activități sociale
Din punct de vedere al etichetei, protocolul este necesar și pentru organizarea și realizarea activităților sociale care sunt relevante pentru companie.
Protocolul contribuie la consolidarea prestigiului companiei în rândul angajaților săi și al asociaților acesteia: clienți, acționari, furnizori, autorități etc.
Stabiliți imaginea corporativă
Face parte din imaginea corporativa a companiei, deoarece ghideaza si directioneaza actiunile pozitive ale membrilor companiei. Imaginea unei companii nu depinde numai de produsul sau serviciul per se, pe care îl oferă; ci a tuturor elementelor care se învârt în jurul lor.
Protocolul este util și necesar pentru companii, deoarece contribuie la îmbunătățirea relațiilor umane și întărește imaginea corporativă a acestora. Atunci când se extinde la toate zonele organizației, aceasta ajută la realizarea unui mediu de lucru sănătos și armonios.
Creați cultura companiei
Creează, de asemenea, o cultură de afaceri și de muncă prin educarea lucrătorilor și a managerilor cu privire la necesitatea integrării și a colaborării cu obiectivele organizaționale. De asemenea, ajută la îndrumarea relațiilor dintre reprezentanții companiei și asociații și clienții acestora.
Exemple de protocol de afaceri
Protocolul de afaceri acoperă procedurile stabilite în organizarea afacerilor pentru organizarea de evenimente: întâlniri, vizite, conferințe, negocieri, evenimente de protocol etc.
Dar implică și modul de comunicare (comunicare internă) între membrii organizației și cu clienții și comunicarea externă. Aceasta include de la modul în care se răspunde la un apel telefonic, la modul de a purta uniforma sau modul de îmbrăcare.
De asemenea, aceasta include stilul de scriere pentru o scrisoare sau e-mail și toate elementele necesare pentru a consolida imaginea corporativă a companiei.
Un exemplu de protocol de afaceri este recepția unui apel telefonic. În formă de răspuns, salut și prezentare, există implicit o întreagă cultură a afacerilor. Prin urmare, este un element intim legat de imaginea afacerii sau a mărcii.
Protocol în apel telefonic
- Bună dimineața domnul / doamna
- Eu sunt Judith, cum pot ajuta / servi?
- Vă voi examina cazul, vă rog să nu vă retrageți.
- Vă mulțumim că ați sunat, suntem la dispoziția dumneavoastră.
- Ai o zi fericită Sr / Sra.
Protocol în prezentare, salut și rămas bun
- Ridică-te când salut.
- Se agită mâinile cu subtilitate și zâmbet.
- Evitați sărutările și îmbrățișările efuzive.
- Priviți persoana în ochi când vorbiți.
- Evitați tutela și folosirea termenilor colocviali.
- Fii cordial și bun în înțelegere.
- Încercați să apelați persoana după nume, dacă știe.
- Evitați excesele de încredere.
- Evitați să vorbiți prea mult despre tine și despre viața ta personală.
Îmbrăcăminte
- Nu folosiți articole de îmbrăcăminte neadecvate sau nu acordați prea multă atenție.
- Utilizați haine care vă ajută să vă completați personalitatea.
- Utilizați dimensiunile adecvate pentru îm
- Rochie cu cravată / jachetă / fustă / bluză.
- Bărbații trebuie să se radă în mod corespunzător și să aibă grijă de aspectul lor fizic.
- Femeile își fac machiajul în mod corespunzător.
- Păstrați mâinile și unghiile curate și îngrijite.
- Utilizați parfumuri sau loțiuni discrete.
