Conduita regulată: în ce consta, tipuri și exemple
Conduita obișnuită este mijlocul prin care oamenii dintr-o organizație comunică să transmită dispoziții, ordine, cereri, slogane, revendicări și rapoarte. Trebuie să se înțeleagă bine ce se utilizează conductele pentru a îndeplini diferitele sarcini: utilizarea unei conducte nepotrivite poate genera consecințe negative.
Mesajele complexe necesită canale regulate, mai bogate, care facilitează interacțiunea, pentru a asigura claritatea. În această rețea cunoscută sub numele de comunicare, un manager devine un link. Deciziile și comenzile curg în sus, în jos sau în lateral, în funcție de poziția managerului în rețeaua de comunicații.
Un bun manager ar trebui să-și inspire, să-și dirijeze și să-și organizeze în mod eficient angajații, iar pentru aceasta cele mai bune instrumente sunt cuvântul vorbit și scris. Pentru a exista un flux bun de informații și pentru ca un manager să-și gestioneze angajații, trebuie să existe un canal regulat eficient.
Din ce constă?
Într-o organizație, informațiile curg în sus, în jos și în lateral. Acest flux de informații este cunoscut sub numele de comunicare. Canalele regulate se referă la modul în care aceste informații circulă în cadrul organizației și cu alte organizații.
Un element important al procesului de comunicare este mecanismul de feedback dintre conducere și angajați.
Cu acest mecanism, angajații informează managerii că au înțeles sarcina la îndemână. Pe de altă parte, managerii oferă angajaților comentarii și indicații despre munca lor.
importanță
O ruptură a conductei obișnuite duce la un flux ineficient de informații: angajații nu știu ce așteaptă compania, nu sunt informați despre ce se întâmplă în cadrul companiei.
Acest lucru le va face să suspecteze motivele pentru orice schimbare în companie. În plus, fără o comunicare eficientă, angajații devin mai favorabili departamentului lor decât cel al companiei, afectând deciziile și productivitatea acestora.
În cele din urmă, aceasta afectează și obiectivele generale ale organizației. Prin urmare, pentru ca o organizație să funcționeze eficient, un bun manager trebuie să poată comunica angajaților lor ceea ce se așteaptă de la ei.
De asemenea, trebuie să vă asigurați că angajații sunt conștienți de politicile companiei și de orice schimbări viitoare.
Prin urmare, managerii ar trebui să implementeze un canal regulat eficient pentru a optimiza productivitatea lucrătorilor, pentru a asigura buna funcționare a organizației.
tip
Conducte regulate oficiale
O conducere formală obișnuită transmite informații precum obiectivele, politicile și procedurile unei organizații. Mesajele din acest tip de conduită obișnuită urmează un lanț de comandă.
Aceasta înseamnă că informațiile provin de la un manager către subordonații săi, iar ei, la rândul lor, transmit informațiile la nivelul următor.
Conducte regulate informale
Există întotdeauna o rețea informală de comunicare într-un mediu de lucru formal. Rețeaua strictă de comunicare formală ierarhică nu poate funcționa eficient pe cont propriu. Prin urmare, există o altă rețea obișnuită în afara acestei rețele.
Deși acest tip de conduită regulată poate întrerupe lanțul de comandă, un bun manager trebuie să găsească un echilibru perfect între canalele oficiale formale și cele informale.
Conducte regulate neoficiale
Uneori comunicarea care are loc într-o organizație este interpersonală. În timp ce procesul-verbal al unei întâlniri ar putea fi un subiect de discuție în rândul angajaților, programele de sport, politică și televiziune fac, de asemenea, parte din conversațiile lor.
Conduita neoficială regulată într-o organizație este ca un "club". Prin intermediul clubului circulă zvonurile. Participanții grupului formează grupuri, ceea ce se traduce în prietenii din afara organizației.
Informațiile care circulă în club sunt foarte exagerate și pot provoca o alarmă inutilă angajaților. Un bun manager ar trebui să aibă acces la informațiile care circulă în acest canal regulat neoficial și ar trebui să ia măsuri pozitive pentru a preveni curgerea informațiilor false.
Față în față
Comunicarea față-în-față sau personală este unul dintre canalele regulate cele mai eficiente care pot fi utilizate în cadrul unei organizații.
Prezența fizică, tonul vocii și expresiile faciale îi ajută pe destinatarii unui mesaj să o interpreteze mai bine.
Aceasta este cea mai bună modalitate de utilizare a mesajelor încărcate complex sau emoțional. Aceasta permite interacțiunea dintre vorbitor și destinatari pentru a elimina orice ambiguitate.
Comunicarea prin telefon
Un canal de comunicații telefonice obișnuit trebuie folosit atunci când un mesaj privat sau mai complex trebuie transmis unui grup individual sau mic.
Unii oameni din cadrul unei organizații pot alege să folosească acest canal pentru a salva timpul și efortul de a coordona o întâlnire față în față.
Comunicare electronică
Conductele regulate de comunicare electronică acoperă platformele de poștă electronică, Internet, intranet și rețele sociale.
Este o metodă de comunicare mai puțin personală, dar este eficientă. Atunci când utilizați această conductă, trebuie să aveți grijă să creați mesaje în mod clar și să evitați folosirea de sarcasme și sugestii, cu excepția cazului în care mesajul cere specific acest lucru.
Mesaje scrise
Comunicarea scrisă ar trebui utilizată atunci când un mesaj care nu necesită interacțiune trebuie comunicat unui angajat sau unui grup.
Politicile, scrisorile, notele, manualele, avertismentele, anunțurile și reclamele sunt mesaje care funcționează bine pentru acest canal obișnuit.
Exemple
- Un exemplu de canal oficial este buletinul informativ al unei companii, care oferă atât angajaților cât și clienților o idee clară despre obiectivele și viziunea companiei.
- Transferul de informații cu memorandumuri, rapoarte, instrucțiuni și întâlniri programate în lanțul de comandă sunt, de asemenea, canale regulate oficiale.
- canalele regulate oficiale sunt un plan de afaceri, un sondaj de satisfacție a clienților, rapoarte anuale, întâlniri de examinare.
- Un exemplu de canal informal obișnuit este timpul de prânz în cantina sau cantina organizației. Aici, într-o atmosferă relaxată, discuțiile în rândul angajaților sunt încurajate.
- Manageri care se plimbă prin instalație și birouri, adoptând o atitudine prietenoasă de a gestiona întrebările angajaților, sunt de asemenea exemple de canale informale obișnuite.
- cercurile de calitate, munca în echipă și programele de formare diferite sunt în afara lanțului de comandă; prin urmare, ele se încadrează în categoria canalelor informale obișnuite.
- Adunările sociale în rândul angajaților sunt exemple de canale regulate neoficiale.
