Controlul intern al contabilității: elemente, obiective și exemplu

Controlul contabil intern acoperă metodele implementate de o companie pentru a asigura integritatea informațiilor financiare și contabile, a îndeplini obiectivele operaționale și de rentabilitate și a transmite politicile de management în întreaga organizație. Acestea se suprapun procedurilor normale de operare ale unei companii.

Această suprapunere răspunde intenției de a proteja activele, de a minimiza erorile și de a se asigura că operațiunile sunt efectuate într-un mod aprobat. Nu există sisteme de control intern identice, însă multe filozofii ale controalelor cu privire la integritatea financiară și practicile contabile au devenit practici de management standard.

Controlul intern are un preț, adică faptul că activitățile de control frânează adesea fluxul natural al proceselor unei companii, ceea ce poate reduce eficiența globală. Un concept cheie este că nici cel mai complet sistem de control intern nu va elimina complet riscul de fraudă sau de eroare.

Vor exista întotdeauna unele incidente, de obicei datorate circumstanțelor neprevăzute sau unui efort determinat nejustificat de cineva care dorește să comită fraude.

Elemente de control contabil intern

Separarea sarcinilor

Separarea funcțiilor implică împărțirea responsabilității pentru contabilitate, depozite, raportare și audit. Datoriile suplimentare sunt separate, există mai puține șanse ca un singur angajat să comită fapte frauduloase.

Pentru întreprinderile mici, care au doar câțiva angajați contabili, împărțirea responsabilităților între două sau mai multe persoane sau cerința unor sarcini critice care trebuie revizuite de către colegii săi pot servi în același scop.

Controalele de acces

Controlul accesului la diferite părți ale unui sistem contabil prin parole, încuietori și înregistrări de acces electronic poate ține utilizatorii neautorizați din sistem, oferind în același timp o modalitate de a controla utilizarea sistemului pentru identificarea sursei de erori sau discrepanțe.

Audituri fizice

Auditurile fizice includ numărarea manuală a numerarului și a oricăror active fizice înregistrate în sistemul contabil; de exemplu, stocuri, materiale și instrumente.

Contorul fizic poate dezvălui discrepanțe bine ascunse în balanțele contului, care sunt ignorate în înregistrările electronice.

Contorul de numerar la punctele de vânzare se poate face zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi. Proiectele mai mari, cum ar fi numărarea manuală a inventarului, ar trebui efectuate mai rar, probabil trimestrial.

Documentație standardizată

Standardizarea documentelor utilizate pentru tranzacțiile financiare - cum ar fi facturile, solicitările interne de materiale, facturile de inventar și rapoartele privind cheltuielile de călătorie - poate contribui la menținerea consecvenței păstrării evidenței în timp.

Utilizarea formatelor standard de documente poate facilita revizuirea înregistrărilor anterioare prin căutarea originii unor discrepanțe în sistem. Lipsa de standardizare poate cauza ca elementele să fie trecute cu vederea sau să fie interpretate greșit în această revizuire.

Balanța de testare

Utilizarea unui sistem de evidență contabilă dublă adaugă fiabilitate asigurând că cărțile sunt întotdeauna echilibrate. Chiar și așa, erorile pot duce la pierderea echilibrului sistemului la un moment dat.

Calculul balanțelor zilnice sau săptămânale de testare poate furniza informații periodice privind starea sistemului. Aceasta vă permite să descoperiți și să investigați discrepanțele cât mai curând posibil.

Reconcilieri periodice

Reconcilierile contabile pot asigura că soldurile sistemului contabil se potrivesc cu soldurile conturilor altor entități, cum ar fi băncile, furnizorii și clienții, pe credit.

De exemplu, o reconciliere bancară implică compararea soldurilor de numerar și a înregistrărilor depozitelor și încasărilor între sistemul contabil și extrasele bancare.

Diferențele dintre aceste tipuri de conturi complementare pot dezvălui erori sau discrepanțe în conturile însele. Ele pot arăta, de asemenea, că erorile pot proveni din celelalte entități.

Autoritatea pentru aprobare

Solicitarea ca anumiți administratori să autorizeze anumite tipuri de tranzacții pot adăuga un nivel de responsabilitate la evidențele contabile. Aceasta arată că tranzacțiile au fost examinate, analizate și aprobate de autoritățile corespunzătoare.

Solicitarea unei aprobări pentru a putea face mari cheltuieli și plăți împiedică angajații lipsiți de scrupule să execute tranzacții frauduloase mari cu fondurile companiei.

obiective

Protejați activele companiei

Controalele interne bine concepute protejează activele împotriva pierderilor. Pierderea ar putea fi o pierdere accidentală, care rezultă din greșelile oneste făcute de oameni. Ar putea fi, de asemenea, o pierdere intenționată, care rezultă din activități frauduloase intenționate.

Garantarea fiabilității și integrității informațiilor financiare

Controalele interne asigură faptul că managementul are informații exacte, la timp și complete - inclusiv înregistrări contabile - pentru a planifica, controla și raporta operațiunile afacerii.

Asigurați respectarea legilor

Controalele interne ajută la asigurarea respectării de către companie a numeroaselor legi și reglementări naționale, de stat și locale care afectează operațiunile comerciale.

Promovarea unor operațiuni eficiente și eficiente

Controalele interne oferă un mediu în care managerii și personalul pot maximiza eficiența și eficacitatea operațiunilor.

Îndeplinirea obiectivelor și obiectivelor

Sistemul de control intern oferă un mecanism de gestionare a supravegherii realizării obiectivelor și obiectivelor operaționale.

exemplu

Activele lichide au întotdeauna nevoie de mai multă protecție decât activele non-lichide, deoarece sunt mai ușor de furat; De exemplu, luați bani.

Numerarul este cel mai lichid activ și poate fi ușor de furat de către orice angajat care îl administrează. Pentru a proteja numerarul companiei, sunt implementate controale interne speciale.

Controlul intern al separării sarcinilor este adesea folosit în numerar. Acest control necesită ca persoana care primește banii de la client și persoana care înregistrează chitanța de numerar în sistemul contabil să nu fie niciodată același angajat.

De fapt, unele sisteme de control intern merg un pas mai departe și solicită unui angajat să colecteze numerarul, un alt depozit în bancă și altul să îl înregistreze în sistemul contabil.

Prin segmentarea îndatoririlor fiecărui angajat, nimeni nu poate să colecteze numerarul, să îl depună și să înregistreze vânzarea în conturi. Acest lucru împiedică frauda, ​​deoarece o persoană nu poate să dea o parte din numerarul colectat și să înregistreze o cantitate mai mică din chitanța de numerar în sistemul contabil.